Pertemuan 6

CONTROLLERSHIP - MASALAH UMUM DALAM PENGENDALIAN AKUNTANSI STANDART

Oleh : Antonius Gultom - Universitas HKBP Nommensen

A.     Materi  Pembelajaran

3.1  Masalah umum dalam pengendalian Akuntansi Standart

B.     Kegiatan Pembelajaran

Mendeskripsikan pengelolaan Akuntansi defenisi standar, Menganalisis Standart biaya produksi yang pas, Mendiskusikan pengendalian penjualan, Biaya distribusi, produksi dan Administrasi.

MASALAH UMUM DALAM PENGENDALIAN AKUNTANSI STANDART

A.                 Pengelolaan Akuntansi Defenisi Standar

Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Sebagai bahasa bisnis, akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian-kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada pemakainya. Informasi akuntansi merupakan bagian terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan manajemen.

Informasi akuntansi yang dihasilkan oleh suatu system dibedakan menjadi 2, yaitu:

1)        Informasi Akuntansi Keuangan

2)        Informasi Akuntansi Manajemen

1.        Pengendalian Akuntansi

Menurut definisi, pengendalian (control) mengasumsikan bahwa telah ditetapkan suatu rencana tindakan atau standar untuk mengukur prestasi pelaksanan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bagi perusahaan, pengendalian harus dikembangkan sehingga dapat diambil keputusan yang sesuai dengan rencana.

Dalam perusahaan atau organisasi kecil, manajer atau pemilik dapat mengamati dan mengendalikan sendiri semua operasinya. Baginya adalah mudah untuk mengamati usaha produksi dari setiap pegawai dan juga tingkat persediaan bahan baku dan barang dalam proses.

Pengendalian dan laporan akuntansi mengenai operasi merupakan bagian dari suatu rencana yang terpadu dengan baik untuk memelihara efisiensi dan menetapkan penyimpangan atau trends yang tidak memuaskan. Penggunaan struktur akuntansi memungkinkan diadakannya pengendalian biaya dan perbandingan biaya-biaya tersebut dengan rencana tindakan yang ditetapkan sebelumnya. Melalui pengukuran prestasi kerja (performance) dengan penggunaan catatan dan laporan-laporan akuntansi dan statistic, manajemen dapat memberikan petunjuk yang sesuai dan mengarahakan kegiatan perusahaan.

 

2.        Definisi Standar

Webster’s New Collegiate Dictionary mendefinisikan suatu standar sebagai “sesuatu yang diadakan dan yang ditetapkan oleh yang berwenang sebagai suatu aturan untuk mengukur kuantum, berat, luas, nilai, atau kualitas.”

Oleh karena standar telah didefinisikan sebagai suatu tolok ukur prestasi yang dikembangkan secara ilmiah, maka setidak-tidaknya ada dua kondisi yang tercakup dalam menetapkan standar, yaitu:

1)        Standar adalah hasil dari Penelitian yang Teliti atau Analisa terhadap Prestasi yang Lalu dan Ikut Mempertimbangkan Kondisi-kondisi yang Diharapkan di Masa Mendatang. Jadi standar bukanlah sekedar terkaan-terkaan; tetapi merupakan pendapat, yang didasarkan pada fakta-fakta yang tersedia dari orang-orang yang paling ahli untuk menilai bagaimana prestasi kerja itu seharusnya.

2)        Standar perlu Ditinjau Ulang dan Direvisi dari Waktu ke Waktu. Suatu stadar ditetapkan berdasarkan kondisi-kondisi tertentu. Bila kondisi-kondisi berubah, standar harus juga diubah; kalau tidak, maka standar tidak akan merupakan tolok ukur yang benar. Bilamana terdapat kerjasama kelompok yang efektif, dan khususnya bila standar dikaitkan dengan pembayaran insenrif para pegawai maka kemungkinan perubahannya adalah besar.

B.                 Menganalisis Standart Biaya Produksi Yang Pas

1.        Kebutuhan Akan Standar

Para pimpinan yang berhasil telah mengembangkan cara-cara yang lebih efektif untuk mengatur dan mengendalikan kegiatan-kegiatan. Sekarang tidak cukup hanya sekedar mengetahui berapakah biaya produksi atau biaya penjualan. Terdapat kebutuhan yang nyata untuk mengetahui apakah perusahaan telah menggunakan teknik-teknik dan proses-proses produksi yang paling ekonomis.

Manajemen yang ilmiah mengakui nilai dan kebutuhan akan berbagai jenis standar teknis untuk merencanakan operasi pengolahan dan mengevaluasi efektivitas dalam teknik yang dinyatakan dalam satuan financial, menjadi standar biaya; standar ini, yang didasarkan atas penelitian dan analisa yang teliti mengenai berapa biaya yang seharusnya untuk melaksanakan operasi dengan metode-metode sebaik-baiknya, telah menjadi tolok-ukur yang dapat diandalkan untuk mengukur dan mengendalikan biaya.

Penetapan standar yang dimaksud tentunya memiliki manfaat standar, yaitu :

1)        Dalam Pengendalian Biaya

a.         Standar memberikan suatu tolok ukur yagn lebih baik mengenai prestasi pelaksanaan.

b.   Memungkinkan dipergunakannya “prinsip perkecualian (principle of exception)” dengan akibat penghematan waktu.

c.       Memungkinkan biaya akuntansi yang ekonomis.

d.       Memungkinkan pelaporan yang segera atas informasi pengendalian biaya.

e.        Standar berlaku sebagai insentif bagi karyawan.

2)        Dalam Penetapan Harga Jual

a.       Tersedianya informasi biaya yang lebih baik sebagai dasar untuk menetapkan harga.

b.       Menambah fleksibilitas pada data harga jual.

c.        Dapat dengan lebih segera menyediakan data untuk penetapan harga.

3)        Dalam Penilaian Persediaan

a.       Diperoleh suatu angka “biaya” yang lebih baik

b.       Diperoleh kesederhanaan dalam penilaian persediaan

4)        Dalam Perencanaan Anggaran

a.      Penetapan biaya total standar dipermudah

b.    Tersedia alat untuk menunjukkan adanya penyimpangan prestasi kerja di bawah yang tidak ditetapkan.

 

2.        Jenis-Jenis Standar Yang Dibutuhkan

1)        Standar Untuk Semua Kegiatan Perusahaan

Pengendalian manajerial meluas sampai pada semua fungsi perusahaan penjualan, produksi, keuangan, dan riset.

2)        Standar Untuk Prestasi Setiap Personel

Biaya-biaya dikendalikan oleh manusia. Melalui tindakan seseorang atau sekelompok oranglah biaya-biaya dikoreksi atau diurangi sampai pada suatu tingkat yang dapat diterima.

3)        Standar Kuantitas Bahan

Dalam memproduksi suatu barang, salah satu factor biaya yang paling nyata ialah kuantitas dari bahan yagn dipergunakan.

4)        Standar Harga Bahan

Untuk membedakan penyimpangan biaya (cost variances) yang terjadi karena pemakaian bahan yang berlebihan dari perbedaan biaya yang terjadi karena perubahan harga, maka perlu ditetapkan suatu standar harga bahan.

5)        Standar Jumlah Jam Kerja

Sering upah merupakan unsur biaya produk yang paling mahal.

6)        Standar Tarif Upah

Tarif upah pada umumnya ditentukan oleh factor-faktor di luar penguasaan perusahaan, mungkin sebagai hasil dari permufakatan melalui serikat buruh atau menurut tarif yang berlaku di pasaran setempat.

7)        Standar Biaya Overhead Pabrik

Salah satu dari banyak masalah yang harus dipecahkan oleh sebagian besar controller, adalah menetapkan standar untuk mengendalikan biaya overhead pabrik (manufacturing overhead expense) dan juga pembebanannya pada produksi.

8)        Standar Penjualan

Standar penjualan dapat ditetapkan untuk tujuan pengendalian dan pengukuran efektivitas kegiatan penjualan atau pemasaran

9)        Standar Biaya Distribusi

Sama seperti standar produksi yang ternyata berguna dalam mengendalikan biaya produksi, demikian juga semakin banyak perusahaan menemukan bahwa standar biaya distribusi merupakan alat pembantu yang berguna dalam mengarahkan usaha penjualan secara layak. Beberapa contoh dari standar biaya distribusi adalah sebagai berikut:

a.      Biaya penjualan per unit yang dijual

b.      Biaya penjualan sebagai suatu persentase dari penjualan bersih

c.       Biaya per hari

d.      Biaya per kilometer yang ditempuh

e.       Biaya per order penjualan

10)    Standar Biaya Administrasi

Bila perusahaan telah meluas dan usaha telah berkembang, maka terdapat kecenderungan peningkatan biaya administrasi secara proporsional dan terkadang menyimpang terhadap biaya-biaya ini, sama halnya seperti terhadap biaya produksi.

11)    Standar Lainnya

Standar dapat juga ditetapkan untuk mengukur efektivitas dalam penggunaan harta atau kredit perusahaan. Berapa contoh yang dapat dipertimbangkan untuk ini adalah sebagai berikut:

a.       Current ratio

b.       Perputaran persediaan

c.       Rasio hutang terhadap modal sendiri

d.       Penjualan bersih terhadap piutang

e.       Banyaknya hari penjualan yang belum ditagih

f.         Tingkat pengembalian atas modal sendiri

g.       Perputaran modal kerja

h.       Operating ratio

 

3.        Penetapan Standar

Pada dasarnya penetapan standar memerlukan pengkajian dan analisa yang teliti. Controller dan stafnya, yang terlatih dalam hal analisa, dan memiliki catatan-catatan pokok tentang berbagai kegiatan, adalah dalam posisi terbaik untuk berperan dalam mnenetapkan tolok ukur prestasi pelaksanaan (performance).

1)        Metoda Penetapan Standar

Berbagai fase yang terlibat dalam penetapan standar dapat diikhtisiarkan sebagai berikut:

a.       Pengakuan perlunya suatu standar untuk pengaplikasian khusus

b.       Obsevasi dan analisa pendahuluan

c.    Pemisahan fungsi, kegiatan dan/atau biaya dalam hubungan dengan tanggungjawab masing-masing individu

d.      Penetapan unit pengukuran untuk pada mana standar akan dinyatakan

e.      Penetapan metode yang terbaik

f.       Penetapan atau pernyataan standar

g.     Pengujian standar

h.     Pengaplikasian final

2)        Penggunaan Standar Untuk Pengendalian

Controller harus memiliki fakta yang cukup untuk menunjukkan kewajaran standar, bila timbul pertanyaan atau bila tolok ukur tersebut dianggap tidak wajar. Bila standar jelas kelihatan tidak wajar, controller harus bersiap untuk mengumpulkan data baru dan melakukan penyesuaian yang selayaknya.

3)        Teknik Pengendalian Biaya

Dalam analisa terakhir, tujuan pengendalian biaya adalah untuk memperoleh jumlah produksi atau hasil yang sebesar-besarnya dengan kualitas yang dikehendaki, dari pemakaian sejumlah bahan tertentu, tenaga kerja, usaha, atau fasilitas. Yaitu memperoleh hasil yang sebaik-baiknya dengan biaya yang sekecil mungkin dalam kondisi-kondisi yang ada. Dalam mengendalikan pelaksanaan ini, langkah pertama ialah menetapkan standar perbandingan; langkah kedua ialah mencatat prestasi pelaksanaan yang sebenarnya;dan langkah ketiga ialah membandingkan biaya yang sesungguhnya terjadi dengan biaya standar tatkala pekerjaan dilaksanakan.

4)        Siapa yang Harus Menetapkan Standar?

Controller dalam kedudukannya sebagai seorang manajemen operasional, dapat mengedalikan biaya departemen akuntansi. Di luar itu fungsi controller hanyalah melaporkan fakta-fakta atas kegiatan lain dari perusahaan, sehingga dapa diambil tindakan perbaikan, dan memberi informasi kepada manajemen tentang efektivitas pengendalian biaya.

5)        Tingkatan Standar

Bagaimana ketatnya sesuatu standar seharusnya? Meskipun tidak terdapat garis pembatas yang jelas, tetapi dapat dibedakan 3 tingkat sebagai berikut:

a.      Standar ideal

b.      Rata-rata prestasi kerja pada masa lalu

c.       Standar prestasi yang baik dan dapat dicapai

6)        Titik Pengendalian

Pembahasan mengenai titik pengendalian biaya meliputi, selain penempatan tanggungjawab, juga masalah ketepatan waktu (timing). Biaya-biaya harus dikendalikan tidak hanya pada tempat dimana biaya-biaya itu dikeluarkan, tetapi juga lebih baik pada saat atau sebelum saat biaya-biaya itu dikeluarkan.

7)        Biaya Apa yang Harus Mempunyai Standar?

Pengendalian biaya tetap dapat dilaksanakan setidak-tidaknya melalui kedua cara sebagai berikut:

a.   Dengan membatasi pengeluaran sampai pada suatu jumlah yang ditetapkan terlebih dahulu.

b.      Dengan penggunaan yang wajar dari fasilitas dan organisasi yang menimbulkan biaya tetap. 

4.        Prosedur Untuk Merevisi Standar

1)        Revisi Standar

Perubahan dalam metode-metode atau saluran-saluran distribusi, atau perubahan-perubahan fungsi, dan mengharuskan adanya perubahan standar untuk kegiatan penjualan, riset, atau administrative. Dengan perkataan lain, standar sekarang harus direvisi bila kondisi-kondisi telah berubah sedemikian rupa, sehingga standar tersebut tidak lagi merupakan pengukur yang realistis atau wajar.

2)        Program Untuk Revisi Standar

Mengadakan perubahan standar merupakan sesuatu yang memakan waktu dan mungkin juga mahal. Karena alas an ini, maka hendaknya revisi jangan dilakukan secara serampangan. Jadi, perlu terlebih dahulu direncanakan langkah-langkah yang akan ditempuh dalam merevisi standar.melalui program yang teratur untuk mengkaji dan merevisi standar secara kontinu, maka waktu dan uang yang dikeluarkan untuk perubahan standar akan lebih sedikit dan usahanya akan lebih produktif.

 

1.        Pencatatan Standar

1)        Pentingnya Catatan yang Memadai

Apabila controller harus dapat melayani manajemen secara efektif dan perusahaan ingin memiliki keuntungan dari adanya informasi biaya yang cermat, yang dapat diandalkan, dan yang segera, maka diperlukan pencatatan yang memadai mengenai fakta-fakta.

2)        Jenis-jenis Catatan yang Diperlukan

Dalam fungsi pabrikase, catatan-catatan yang berhubungan dengan penetapan dan penggunaan standar dapat diklasifikasikan menjadi empat golongan dasar sebagai berikut:

a.  Spesifikasi-spesifikasi fisik yang menggariskan bahan yang diperlukan dan urutan operasi-operasi pabrikase yang harus dilaksanakan.

b.     Perincian biaya overhead (standar atau anggarannya) yang didasarkan pada kapasitas normal.

c.    Daftar biaya standar untuk setiap produk dan komponennya; dapat ini menunjukkan biaya per unsur/jenis biaya.

d.      Perkiraan-perkiraan penyimpangan (variance) yang menunjukkan jenis penyimpangan dari standar.

3)        Pengendalian Administratif

Meskipun penggunaan standar untuk fungsi-fungsi administrasi tidak dikembangkan sebaik yang berlaku untuk operasi pengolahan, tetapi tolok ukur tersebut dapat ditetapkan untuk dipergunakan secara umum.

4)        Pencatatan Biaya Standar Dalam Perkiraan

Secara histories sebagian perusahaan menggunakan biaya standar hanya untuk perbandingan statistic dan tidak menyatakannya dalam system catatan akuntansi. Ini mungkin lebih benar berlaku bagi biaya-biaya administrasi ketimbang bagi biaya produksi langsung.

5)        Aplikasi Biaya Standar

Walaupun biaya standar telah diintegrasikan dalam perkiraan, masih terdapat perbedaan yang besar mengenai saat pencatatan standar. Sementara terdapat berbagai variasi dalam cara pembukuan, perbedaannya mungkin sebagai berikut:

a.      Pengakuan biaya standar pada saat terjadinya biaya.

b.      Pengakuan biaya standar pada saat biaya dipindahkan ke perkiraan barang jadi.

6)        Penggunaan Biaya Standar Oleh Manajemen

Penggunaan data biaya standar secara ekstenatif dapat dilakukan oleh manajemen dalam usaha mengarahkan kegiatan perusahaan. Beberapa bidang yang akan dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a.      Perencanaan dan peramalan

b.      Motivasi para pegawai

c.       Pemberian balas jasa bagi para pegawai

d.      Pengukuran prestasi pelaksanaan

e.       Penganalisaan tindakan alternative produk-produk baru

f.        Keputusan-keputusan penetapan harga

g.      Penilaian persediaan

h.      Keputusan membuat atau membeli

i.        Pengendalian dan pengurangan biaya

 

C.                 Pengendalian Penjualan

1.        Masalah Manajemen Penjualan

Setiap fungsi manajemen mempunyai banyak masalah yang beraneka macam serta cukup rumit. Tentunya manajemen penjualan juga menghadapi problem-problem  yang khas. Penjualan merupakan bidang yang dinamis, disertai dengan kondisi yang selalu berubah-ubah, sehingga terjadi masalah yang baru dan berbeda.

Meskipun banyak jenis masalah yang tercahup dalam fungsi pengolahan penjualan, tetapi ada beberapa problema yang umum, antara lain sebagai berikut :

1)        Produk

Produk apa yang akan dijual dan berapakah jumlahnya? Apakah kualitas harus yang tertinggi atau yang terendah dalam bidang yang bersangkutan apakah produk tersebut yang khusus atau yang umum?

2)        Penetapan harga

Berapakah harga jual dari produk?  Apakah perusahaan akan mengikuti suatu kebijaksanaan untuk memenuhi setiap dan semua persaingan harga? Bagaimanakah syarat penjualan yang akan diberikan?

3)        Distribusi

Kepada siapakah produk akan dijual, yaitu apa perusahaan akan menjual langsung kepada konsumen terakhir atau melalui saluran lain seperti grosir? Saluran distribusi apakah yang harus dipergunakan.

4)        Metode penjualan

Bagaimana produk akan dijual? Apa melalui penjualan pribadi, advertensi, atau pengiriman langsung? Atau promosi penjualan apakah yang akan dipergunakan?

5)        Organisasi

Bagaimanakah menseleksi salesmen? Dan bagaimana melatih mereka? Bagaimana mengenai organisasinya? Apakah diadakan kantor-kantor cabang? Apakah pengawasan penjualan akan menangani semua jenis produk, atau dispesialisasikan? Dalam departemen-departemen apakah organisasi penjualan akan dibagi-bagi? Berapakah tenaga salesmen (wiraniaga) yang akan dipekerjakan?

6)        Perencanaan dan pengendalian

Bagaimana daerah penjualan ditetapkan? Apakah norma standard penjualan akan dipergunakan sebagai alat pengukur prestasi? Apakah dengan gaji? Komisi? Bonus? Pengendalian apakah yang diterapkan?

 

2.        Pengendalian Penjualan

Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai hasil pengembalian sebaik-baiknya atas investasi. Laba bersih yang optimun akan dapat direalisasi hanya bila terdapat hubungan yang wajar terhadap ke empat faktor berikut :

1)        Investasi dalam modal kerja dan fasilitas-fasilitas

2)        Volume penjualan

3)        Biaya operasi (operating expenses)

4)        Laba kotor

Oleh karena itu pengendalian akuntansi terhadap penjualan adalah laporan-laporan yang menganalisa kegiatan penjualan yang mengungkapkan trends dan hubungan-hubungan dan penyimpangan-penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, dari anggaran, atau ari standar, yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan.

Controller dan para stafnya dapat membantu dan memajukan penjualan melalui penggunaan berbagai teknik analisis sebagai berikut :

1)        Analisis terhadap prestasi pelaksanaan penjualan dimasa lalu dalam hubungannya dengan harga dan volume untuk menemukan perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan.

2)     Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan persesuaian pelaksanaan dengan rencana.

3)    Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan.

4)   Penyiapan analisa yang sehat mengenai biaya dan investasi, untuk dipergunakan dalam menetapkan harga-harga produk.

 

3.        Analisis Penjualan

1)        Mendapatkan Fakta

Adalah sangat jelas, bahwa dalam setiap perusahaan, gambaran menyeluruh atau angka rata-rata saja tidaklah mencukupi. Informasi umum seperti ini kecil kegunaannya dalam mengambil keputusan pokok mengenai pemasaran dan pengarahan usaha penjualan. Data harus spesifik dan berhubungan langsung dengan masalah yang harus dicari pemecahannya.

2)        Jenis  Analisa Penjualan Yang Diperlukan

Jenis-jenis yang sering dipergunakan adalah sebagai berikut :

a.      Produk...jenis, warna, ukuran, harga, model, kualitas dari barang-barang yang dijual.

b.      Daerah...wilayah yang digunakan untuk mengarahkan penjualan, Propinsi, Kota, Desa, area pemasaran lain.

c.      Saluran distribusi...grosir, pengencer, makelar, agen.

d. Metode penjualan...pengiriman langsung, kunjungan dari rumah kerumah, dan sebagainya.

e.   Pelanggan...dalam negeri dan luar negeari, konsumen industri dan konsumen akhir, pelanggan swasta dan pelanggan pemerintah, yang ditbulasikan menurut volume penjualan.

f.       Besarnya order...ukuran rata-rata dari setiap pembelian

g.   Syarat penjualan...kontan, C.O.D ( cash on delivery ) secara kredit ( piutang ), secara cicilan dan lain sebagainya.

h.     Organisasi...cabang, departemen.

i.      Tenaga Wiraniaga...perorangan atau perkelompok.

3)        Potongan Penjualan

Dalam setiap analisis penjualan,pentingnya potongan / pengurangan penjualan tidak boleh diabaikan. Walaupun penelaahan mungkin berhubungan dengan penjualan bersih, tetapi adanya laba yang menyimpang mungkin saja terletak dalam pengurangan penjualan, antara lain karena adanya biaya pengangkutan yang tinggi, potongan-potongan khusus atau diskon penjualan. Faktor-faktor ini dapat mengungkapkan, mengapa harga per unit rendah.

4)        Manfaat Lainnya Dari Analisis Penjualan

Kegunaan-keguanaan lain dari analisis penjualan yang dapat dipertimbangkan adalah sebagai berikut :

a.    Untuk perencanaan penjualan dan penetapan Quota penjualan.

b.    Untuk pengendalian persediaan

c.     Untuk penetapan berbagai standar penjualan

d.     Untuk distribusi yang lebih baik dari usaha penjualan dari berbagai Daerah.

e.     Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan produk

f.  Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan dalam hubungan dengan pelanggan.

5)        Analisis Penjualan Dan Laba Kotor

Usaha-usaha penjualan sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya, harus diarahkan dan difokuskan pada volume panjualan yang menguntungkan. Untuk mengcapai ini terhadap para manajemen penjualan harus disediakan semua fakta yang berhubungan dengan laba.

6)   Keterbatasan Analisis Penjualan...Analisis penjualan hanya merupakan suatu  alat yang dipergunakan oleh para eksekutif penjualan. Akan tetapi, analisis tersebut tidak dapat menggantikan manajemen yang profesional yang diperlukan untuk mengarahkan dan mengelolah fungsi penjualan. Artinya analisa volume penjualan yang sebenarnya harus dipergunakan dalam hubungannya dengan faktor-faktor lain seperti : potensi penjualan, rencana, anggaran, standar, pelaksanaanhistoris, perbandingan dalam jenis industri yang sama, biaya pengolahan, dan biaya usaha. Yang terpenting lagi ialah bahwa eksekutif penjualan harus menggunakan data untuk mengambil keputusan yang efektif.

4.        Standar Penjualan

1)        Defenisi Standar Penjualan

Suatu standard telah didefenisikan sebagai suatu tolak ukur prestasi pelaksanaan yang telah dikembangkan secara ilmiah. Selanjutnya dapat dilihat bahwa standar dapat digunakan untuk mengukur prestasi penjualan menurut cara yang hampir serupa dengan cara yang digunakan untuk menilai prestasi pelaksanaan didalam pabri.

Tiga pernyataan utama dalam mengembangkan alat-alat untuk para eksekutif penjualan adalah sebagai berikut :

a.   Standar penjualan merupakan hasil dari penelitian dan analisis yang teliti terhadap prestasi yang lalu.

b.  Standar penjualan harus merupakan tolak ukur yang adil dan wajar dari prestasi pelaksanaan.

c.      Standar penjualan perlu ditinjau kembali dan direverisi dari waktu ke waktu.

2)        Kuota Penjualan Sebagai Standar

Standar penjualan yang paling luas dipergunakan ialah kuota penjualan. Kuota penjualan merupakan jumlah volume penjualan yang ditetapkan bagi seorang tenaga salesmen. Suatu departemen, cebang, daerah, atau devisi lain sebagai tolak ukur dari pelaksanaan yang memuaskan.

Akan tetapi kuota ini dapat meliputi pertimbangan-petimbangan lain, seperti : laba kotor, penagihan atau biaya perjalanan, dan dengan demikian menggambarkan standar prestasi pelaksanaan gabunganatau kolektif.

5.         Laporan Penjualan

1)        Isi Laporan Penjualan

Hal-hal yang dapat dimasukkan dalam suatu laporan penjualan mencakup  bidang yang luas, laporan tersebut mungkin meliputi :

a.      Pelaksanaan penjualan yang sebenarnya, dengan angka-angka dengan bulan berjalan dan sampai bulan dua tahun berjalan.

b.     Penjulan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan sampai dengan periode yang berjalan.

c.      Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angka-angka dalam jenis industri yang bersangkutan, meliputi persentase dari total.

d.  Analisis penyimpangan (variances) antara penjualan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan dan sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

e.      Hubungan antara penjualan dan biaya, misalnya per order yang diterima.

f.       Standar penjualan perbandingan penjualan yang sebenarnya dan kuota per salesmen.

g.     Data harga jual per unit.

h.     Data laba kotor.

i.       Data yang sering dapat dinyatakan dalam unit fisik atau dalam unit uang.

Terlepas dari pelaksanaan penjualan yang sebenarnya atau standar penjualan sebagian data yang lain mungkin berhubungan dengan order, pembatalan, retur, potongan.

2)        Biaya Sebagai Dasar Penetapan Harga

Terdapat tendensi yang kuatuntuk menganggap remeh atau memandang terlalu tinggi arti  “biaya“ sebagai suatu faktor dalam penetapan harga. Sering terdengar pernyataan bahwa “harga didasrkan pada persaingan“. Kurang sering terdengar pernyataan bahwa “harga didasarkan pada harga pokok“. Tentunya kadang-kadang pernyataan itu berlaku. Akan tetapi jarang harga pokok dapat diabaikan sama sekali.

D.                Biaya Distribusi, Produksi dan Administrasi.

1.        Biaya Distribusi

Dari pengertian yang lebih luas tentang biaya distribusi dapat dikategorikan sebagai biaya yang berhubungan langsung dengan segala kegiatan, mulai dari saat barang-barang telah dibeli/ diproduksi sampai kepada barang-barang tiba di tempat pelanggan. Jadi biaya distribusi adalah biaya pemasaran atau lebih tepatnya biasa disebut dengan biaya penjualan. namun dalam pembahasan di sini, yang dimaksud dengan biaya distribusi adalah biaya-biaya yang lazimnya berada di bawah pengendalian penuh para eksekutif pemasaran atau penjualan, tidak termasuk biaya secara administrasi dan biaya finanasial.

Biaya distribusi meliputi dan tidak terbatas hanya kepada klasifikasi-klasifikasi umum berikut ini:

1)        Biaya Langsung Penjualan (Direct Selling Expense)

Segala biaya langsung untuk memperoleh order (pesanan), termasuk biaya langsung dari para salesmen, manajemen dan pengembalian penjualan, kantor-kantor cabang, dan jasa penjualan, yaitu semua biaya yang lazim berhubungan dengan mencari order.

2)        Biaya Periklanan dan Promosi Penjualan

Semua pengeluaran seperti: media advertensi, biaya-biaya yang berhubungan langsung dengan berbagai jenis promosi penjualan, pengembangan dan publisitas.

3)        Biaya Transportasi

Segala beban dari transporatasi untuk pengiriman barang kepada para pelanggan dan atas barang yang telah dikembalikan, serta biaya untuk mengelola dan memelihara bekerjanya fasilitas-fasilitas transportasi untuk keluar.

4)        Biaya Pergudangan dan Penyimpanan (Warehousing and Storage Expanse)

Termasuk semua biaya untuk penyimpanan pergudangan, penanganan persediaan, pemenuhan order, dan juga termasuk pembukuan serta penyiapan pengiriman.

5)        Biaya Distribusi Umum

Semua biaya lain-lain yang berhubungan langsung dengan fungsi-fungsi distribusi di bawah manajemen penjualan yang tidak termasuk pada klasifikasi 1 sampai dengan 4 di atas. Dan hal ini dapat meliputi biaya umum pengelolaan penjualan, pelatihan, riset pasar, dan fungsi-fungsi staf seperti akuntansi dan lain-lain.

Pentingnya biaya distribusi dan faktor penghambat biaya-biaya distribusi. Penggunaan biaya distribusi telah menjadi semakin penting pada tahun-tahun seperti ini. Pada kenyataannya pada banyak perusahaan-perusahaan besar, biaya distribusi malah sudah berada diluar dugaan, bahkan sampai melebihi biaya produksi atau biaya perolehannya/pembelian produk/barang. Secara umum dapat dikatakan, bahwa biaya produksi telah semakin menurun, sedangkan biaya proses distrbusi justru malah semakin meningkat. Sampai pada tingkat tertentu, kenaikan biaya penjualan yang menyebabkan terjadinya peningkatan volume penjualan telah memungkinkan perusahaan untuk mencapai efisiensi yang lebih besar dalam proses pabrikasinya.

Faktor utama yang mempersulit pengendalian biaya distribusi. Para controller biaya pada umumnya yang menangani masalah pengendalian biaya distribusi akan menemukan, bahwa permasalahan dari bidang ini biasanya masih lebih rumit daripada permasalahan yang berhubungan dengan biaya produksi.

Seperti faktor-faktor psikologi yang memerlukan lebih banyak pertimbangan. Dalam hal operasional pengendalian biaya yang dipengaruhi oleh sikap pembeli dan juga penjual sangat bervariasi, dan reaksi dari persaingan yang tidak dapat diabaikan. Hal ini merupakan pertentangan yang begitu tajam dengan produksi, yang mana para pekerja umumnya merupakan satu-satunya unsur manusiawi.

Selain hal itu, dalam kegiatan pemasaran metode-metodenya menjadi lebih fleksibek dan lebih banyak jika dibandingkan dengan kegiatan produksi, dan berbagai agen atau saluran-saluran distribusi yangdipergunakan. Kondisi-kondisi yang demikian dapat mengakibatkan kegiatannya menjadi jauh lebih sulit untuk dibakukan (distandarisasi) daripada kegiatan produksinya.

Perubahan-perubahann yang berkesinambungan dalam metode penjualan atau saluran distribusi merupakan faktor-faktor yang menyebabkan masih sulitnya untuk memperoleh informasi pokok. Bahkan apabila informasi telah diperoleh, harus diberikan perhatian yang lebih spesifik ke dalam interpretasinya. Akhirnya sifat kegiatannya juga membutuhkan jenis biaya yang berbeda daripada biaya-biaya yang masih diperlukan untuk proses produksi. Apabila biaya tidak langsung besar/penting, maka analisisnya dalam berbagai keadaan memang membutuhkan suatu cara untuk pendekatan biaya yang lebih relatif marjinal atau incremental.

 

2.        Biaya Produksi

Saat menjalankan sebuah usaha dalam pengadaan barang atau jasa maka tentu dibutuhkan penghitungan biaya produksi atau production cost, karena pelaporan biaya pada saat proses pembuatan sebuah produk dan layanan sangat berguna dalam menghitung laba rugi sebuah perusahaan. Penghitungan biaya ini memiliki peranan penting untuk mengetahui unsur apa saja yang membutuhkan pendanaan serta besaran biaya yang disebutkan.

Dalam kondisi seperti itu tentu akan membantu pengusaha dalam analisa dan evaluasi untuk proses produksi yang dilakukan.

Biaya produksi juga merupakan komponen penting dalam pelaporan keuangan perusahaan. Perhitungan biaya ini harus diruntut secara detail guna menghasilkan laporan keuangan yang lebih baik dan terperinci tanpa terlewat suatu hal yang penting.

1)        Apa itu Biaya Produksi?

Sebuah perusahaan yang melakukan kegiatan produksi untuk suatu barang dan jasa guna dijual kembali dan menghasilkam keuntungan. Kegiatan tersebut tentu membutuhkan biaya, inilah yang bisa disebut dengan biaya produksi sebuah perusahaan.

Pada dasarnya biaya produksi merupakan biaya-biaya yang dilakukan pada proses produksi perusahaan. Biaya tersebut meliputi bahan baku, overhead pabrik dan biaya tenaga kerja langsung. Ketiga unsur biaya tersebut sangat berpengaruh pada kegiatan produksi yang dilakukan oleh perusahaan.

a.        Direct Material atau Bahan Baku Langsung

Bahan yang berbentuk fisik serta diidentifikasi dan di proses menjadi bagian barang jadi, atau dapat dilihat asal usulnya sebagai barang jadi dengan cara ekonomis dan sederhana.

b.        Direct Labour atau Tenaga Kerja Langsung

Bahan baku yang menjadi produk jadi telah dikonversi oleh tenaga kerja yang melakukan kegiatan tersebut dan bisa digabungkan secara layak ke produk tertentu dalam proses produksi.

c.         Factory Overhead atau Overhead Pabrik

Adanya unsur biaya manufaktur yang tidak terlihat secara langsung pada pengeluaran tertentu. Pada pelaporan keuangan, biasanya overhead pabrik memasukkan semua biaya manufaktur. Tanpa memasukkan unsur bahan baku langsung serta tenaga kerja langsung dalam proses produksi.

Adanya ketiga unsur penting ini memang tak bisa lepas dari biaya produksi sebuah perusahaan. Banyaknya biaya overhead pabrik juga akan mempengaruhi biaya yang akan di catat dalam laoran keuangan, seperti:

a.        Adanya biaya bahan baku tak langsung

b.        Tenaga kerja tidak langsung

c.         Biaya pemeliharaan mesin serta reparasi

d.        Amortisasi dan depresiasi

e.         Biaya air dan listrik pabrik

f.          Asuransi pabrik

g.        Operasi, dll.

Hal tersebut di atas akan berpengaruh dalam menghitung production cost pada suatu bisnis. Biaya-biaya tersebut memang melibatkan berbagai macam unsur dan kebutuhan dalam pelaksanaan proses pembuatan suatu barang dan jasa. Selain itu, pengaruh dari adanya biaya ini akan terlihat pada saat pelaporan keuangan perusahaan.

2)        Contoh Biaya Produksi

Dalam menjalankan proses produksi tentu harus mengetahui apa saja yang termasuk production cost. Karena biaya tersebut yang akan berpengaruh dan sebagai pelaporan keuangan perusahaan.

Inilah yang termasuk contoh biaya yang digunakan dalam acuan perhitungan produksi.

a.        Biaya Tetap atau fixed Cost...Fixed cost merupakan biaya dengan jumlah tetap serta tidak bergantung pada produksi yang didapatkan pada periode tertentu. Sebagai contoh, pajak perusahaan, sewa gedung, biaya administrasi dan sebagainya.

b.        Biaya Variabel atau Variable Cost...Biaya variabel ini besarnya bisa berubah-ubah disesuaikan dengan hasil produksi. Dalam artian hasil produksi yang semakin besar maka biaya variabel juga akan semakin besar. Seperti, upah bagi pekerja, biaya bahan baku yang digunakan sesuai dengan jumlah produksi.

c.         Biaya Total atau Total Cost...Pada periode tertentu sebuah perusahaan menghasilkan barang jadi. Maka total dari biaya tetap dan biaya variabel yang digunakan perusahaan tersebut dihitung sebagai besarnya production cost, inilah biaya total.

d.        Biaya Rata-rata atau Average Cost...Adanya production cost per unit yang dihasilkan oleh perusahaan yang mengasilkan barang produksi dalam jumlah banyak dan average cost ini dihitung melalui pembagian total biaya dengan jumlah produksi yang dihasilkan di perusahaan.

e.         Marginal Cost...Biaya marginal merupakan biaya tambahan yang dibutuhkan dalam menghasilkan unit barang yang sudah jadi. Marginal cost yang muncul saat adanya perluasan produksi pada saat akan menambah jumlah barang yang dihasilkan.

Itulah beberapa contoh production cost yang ada serta berpengaruh pada pelaporan keuangan. Berikut inilah rumusnya perhitungan production cost :

Material biaya bersifat langsung + biaya untuk tenaga kerja langsung + overhead pabrik + biaya tenaga kerja tak langsung

3)        Cara Perhitungan Biaya untuk Produksi

Inilah contoh dari cara menghitung production cost. Misalnya saja perusahaan ABC bergerak di bidang pakaian jadi, dalam kurun waktu satu bulan bisa memproduksi 5000 produk pakaian jadi yang dipasarkan pada 2 toko besar dan e-commerce secara online.

Pada proses produksi 5.000 produk pakaian jadi, maka diperlukan:

Rp. 80.000.000    untuk pengadaan bahan baku

Rp. 30.000.000    sebagai gaji karyawan

Rp. 20.000.000    untuk endorsement

Rp. 15.000.000    guna launching produk mengundang media

Rp. 12.000.000    digunakan sebagai bandwith kuota internet

Rp.   6.000.000    untuk transport produk ke 2 toko besar

Rp. 10.000.000    packaging produk.

Rp.   3.000.000    digunakan sebagai pengeluaran gudang penyimpanan.

 

Setelah ditambahkan semua biaya tersebut maka menghasilkan produksi sebesar Rp 176.000.000 dan dibagi dengan 5000 unit, hasilnya biaya rata-rata atau Average Cost untuk satu buah barang adalah Rp 35.200.

Contoh lain, sebuah PT XYZ perusahaan dalam pengadaan alat rumah tangga. Di awal juli, PT XYZ  memiliki laporan bisnis sebagai berikut :

Persediaan bahan baku mentah             Rp.    50.000.000

Bahan baku setengah jadi                      Rp.     80.000.000

Barang jadi yang siap dijual                  Rp.   110.000.000

Pembelian persediaan bahan baku        Rp.   700.000.000

Biaya pengiriman                                   Rp.     10.000.000.

Biaya pemeliharaan mesin                     Rp.       8.000.000

Sisa penggunaan bahan baku serta......

sisa bahan setengah jadi                        Rp.     50.000.000

Sisa bahan baku setengah jadi               Rp.     10.000.000

Alat rumah tangga siap dijual                Rp.     25.000.000.

 

Tahap 1 :

Bahan baku digunakan = saldo awal bahan baku + pembelian bahan baku- saldo akhir bahan baku

80.000.000 + (700.000.000 + 10.000.000) – 50.000.000 = 740.000.000

 

Tahap 2 :

Total production cost = bahan baku digunakan + tenaga kerja langsung + overhead produksi

135.000.000+ 8.000.000 = 143.000.000

 

Tahap 3 :

Harga pokok produksi = total biaya + saldo awal persediaan – saldo akhir persediaan

143.000.000 + 80.000.000 – 10.000.000 = 213.000.000

 

Tahap 4 :

Harga pokok produksi = HPP + persediaan barang awal – persediaan barang akhir.

213.000.000 + 110.000.000 – 25.000.000 = 298.000.000

 

Jadi, harga pokok produksi bulan juli, Rp 298.000.000.

3.        Biaya Administrasi

Biaya administrasi (administrative charge) adalah biaya yang dibebankan oleh bank kepada pemegang rekening pada suatu bank. Biaya tersebebut mungkin tidak berlaku jika nasabah dapat memelihara saldo minimum tertentu. Ini juga disebut sebagai fee administrasi.

Meski umum diberlakukan untuk industri perbankan, istilah biaya administrasi juga berlaku untuk beberapa kegiatan ekonomi lainnya. Misalnya, jika seseorang membeli tiket online, ia mungkin harus membayar biaya administrasi selain biaya tiket itu sendiri dan pajak penjualan yang berlaku. Biaya administrasi dapat memberikan kompensasi kepada penjual, misalnya, untuk biaya pemrosesan informasi kartu kredit secara online.

Pada dasarnya, biaya administrasi adalah uang yang dibebankan kepada nasabah atau pihak tertentu sebagai kompensasi kegiatan administrasi tertentu. Contoh lainnya adalah biaya administrasi yang dibebankan oleh ShopeeMall ke penjual sejak 1 Januari 2019 dan Star Seller sejak 12 April 2019 adalah sebesar 0.5% atau 1.5%. Biaya tersebut dihitung berdasarkan harga produk dikurangi total diskon dan voucher dari toko.

Dengan perkirakan biaya administrasi sebesar 0,5%, harga produk saat diskon adalah Rp100.000 dan voucher toko yang digunakan adalah sebesar Rp5.000, maka biaya administrasi ShopeeMall adalah sebagai berikut:

Harga produk saat diskon               Rp.   100.000

Voucher toko yang digunakan         Rp.       5.000

Total Harga Produk                        Rp.     95.000

Biaya Administrasi                          Rp.     95.000 x 0,5% = Rp. 470

Beban administrasi adalah biaya yang berkaitan dengan administrasi umum sebuah bisnis. Kategori biaya ini tidak berhubungan khusus dengan fungsi bisnis apa pun seperti produksi dan penjualan. Biaya-biaya ini dikeluarkan di tingkat perusahaan, bukan oleh masing-masing departemen atau unit bisnis.

Dalam laporan laba rugi, beban administrasi disajikan sebagai bagian dari biaya operasi, bersama dengan biaya penjualan perusahaan. Biaya operasional dikurangkan dari laba kotor atau pendapatan kotor untuk sampai pada laba operasi sebelum beban keuangan dan pajak.

Contoh biaya administrasi adalah gaji dan bonus eksekutif perusahaan, gaji dan upah personel yang melakukan fungsi staf seperti departemen akuntansi dan sumber daya manusia, serta beban professional seperti konsultan hukum dan audit.