Pertemuan 4

CONTROLLERSHIP - RENCANA DAN PERENCANAAN

Oleh : Antonius Gultom - Universitas HKBP Nommensen

A.     Materi  Pembelajaran

2.1  Rencana dan perencanaan

B.     Kegiatan Pembelajaran

Mendeskripsikan Akuntansi, Pertanggung jawaban dan perilaku biaya, Menganalisis penyimpangan biaya, Mendeskripsikan unsur-unsur pemasukan, Mengkaji tajam dan kebijakan pemasukan, Mendiskusikan system penyuluhan yang baik dalam perusahaan.

A.                 Rencana dan Perencanaan

1.        Pengertian Rencana dan Perencanaan

Rencana adalah gambaran suatu keinginan yang hendak dicapai.

Perencanaan adalah pekerjaan untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur, dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

2.        Hubungan Rencana dan Perencanaan

Planning diproses oleh planner, hasilnya menjadi plan. Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah rencana.

Perencanaan dan rencana sangat penting karena :

1)        Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai.

2)  Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan.

3)   Rencana adalah dasar pengendalian, karena tanpa adanya rencana, pengendalian tidak dapat dilakukan.

4)   Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.

3.        Maksud Dan Tujuan Perencanaan

1)        Maksud Perencanaan adalah :

a.   Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatif-alternatif tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program.

b.      Perencanaan, sebagian besar merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana dikehendaki.

c.    Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara sadar berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta, dan ramalan.

d.  Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih, dan meningkatkan efektivitas potensi yang dimiliki.

2)        Tujuan Perencanaan adalah :

a.  Untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur, dan program serta memberikan cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

b.   Untuk menjadi ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

c.       Untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.

d.      Menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan mempunyai tujuan.

e.      Untuk memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

f.       Untuk membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

g.     Menjadi suatu landasan untuk pengendalian.

h.     Untuk menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan.

i.      Untuk membantu meningkatkan daya guna dan hasil guna organisasi.

4.        Keuntungan Dan Kerugian Perencanaan

1)        Keuntungan perencanaan :

a.       Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, objektif, dan rasional.

b.       Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur, dan ekonomis.

c.       Perenanaan akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.

d.       Perencanaan menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.

e.        Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.

f.         Perencanaan dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.

g.       Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian.

h.       Perencanaan merangsang prestasi kerja.

i.    Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.

j.         Dengan perencanaan dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.

2)        Kerugian perencanaan :

a.       Perencana akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

b.      Perencanaan menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat, padahal keadaan darurat perlu diambil keputusan yang cepat.

c.    Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang, belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

d.       Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.

e.  Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.

 

Akuntansi

Akuntansi adalah seni untuk mencatat, meringkas, menganalisis, dan melaporkan data yang berkaitan dengan transaksi keuangan dalam bisnis atau perusahaan.

 

B.              Pertanggung jawaban dan perilaku biaya

Akuntansi pertanggungjawaban adalah suatu proses pengumpulan dan pencatatan serta penyajian laporan atas transaksi ataupun data keuangan yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Laporan yang disajikan dapat digunakan untuk membantu manajemen dalam memperoleh informasi yang berhubungan dengan pendapatan dan biaya sebagai ukuran kegiatan yang telah dilaksanakan berdasarkan tanggung jawab yang telah ditetapkan.

Akuntansi pertanggung jawaban adalah suatu sistem akuntansi yang disusun sedemikian rupa sehingga pengumpulan dan pelaporan biaya dan pendapatan dilakukan sesuai dengan pusat pertanggungjawaban dalam organisasi dengan tujuan agar dapat ditunjuk orang atau kelompok orang yang bertanggung jawab atas penyimpangan biaya dan pendapatan yang dianggarkan (Mulyadi, 2004: 218).

Sistem Akuntansi pertanggungjawaban merupakan tahap perkembangan mutakhir yang berisi cara pengendalian biaya produksi dan non-produksi. Dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban, informasi akuntansi dihubungkan dengan manajer yang memiliki wewenang terjadinya informasi tersebut untuk dimintakan pertanggungjawaban kepada yang bersangkutan. Pertanggungjawaban manajer tersebut terkait dengan wewenang yang dimiliki untuk dapat mengendalikan sesuatu yang berada di bawah wewenangnya, diantaranya aktiva, pendapatan, dan biaya.

Akuntansi pertanggungjawaban selalu berkembang. Ada beberapa perkembangan dari akuntansi pertanggung jawaban, yaitu akuntansi tradisional dan akuntansi aktivitas.

1.        Akuntansi Tradisional

Suatu sistem akuntansi yang disusun sedemikian rupa sehingga pengumpulan dan pelaporan biaya dan atau pendapatan dilakukan sesuai dengan pusat pertanggungjawaban dalam organisasi, dengan tujuan agar dapat ditunjuk orang atau kelompok orang yang bertanggung jawab atas penyimpangan biaya atau pendapatan yang dianggarkan.Akuntansi pertanggungjawaban ini disebut tradisional karena masih menggunakan cara manual, yaitu pemanggilan dari masing-masing kelompok anggota.

Sistem akuntansi ini memiliki manfaat sebagai dasar penyusunan anggaran, penilai kinerja manajer sentra pertanggungjawaban, dan sebagai pemotivasi manajer.

2.        Akuntansi Aktivitas

Suatu sistem akuntansi yang disusun sedemikian rupa sehingga pengumpulan & pelaporan biaya dilakukan menurut aktivitas penambah dan bukan penambah nilai (value & non value added activities).  Sistem akuntansi ini lebih maju karena tidak menggunakan pelaporan berdasarkan kelompoknya, tetapi berdasarkan aktivitasnya. Akuntansi pertanggungjawaban aktivitas dapat bermanfaat untuk memungkinkan aktivitas pengelolaan dan pemantauan efektivitas jadwal keuangan perusahaan.

Setiap perusahaan memiliki perkembangan akuntansi pertanggung jawaban yang berbeda. Kedua perkembangan di atas merupakan jenis yang bisa disesuaikan dengan tipe perusahaan. Dengan menggunakan akuntansi tradisional, mungkin lebih bisa mengetahui laporan secara akurat dari masing-masing bagian. Sedangkan dengan akuntansi aktivitas, bisa melihat proses perkembangan perusahaan berdasarkan aktivitas.

Untuk mendapatkan laporan akuntansi pertanggungjawaban secara cepat dan mudah berdasarkan aktivitasnya, tentunya perusahaan membutuhkan suatu sistem akuntansi online yang dapat terhubung dengan banyak divisi, dapat dipantau kapan saja dan menyajikan laporan keuangan secara realtime.

 

C.                Penyimpangan Biaya

Penetapan  anggaran  biaya  produksi bagi  sebuah  perusahaan,  khususnya perusahaan  pengolahan  /  perusahaan manufaktur  yang  mengelola  bahan  baku menjadi  produk  barang  jadi  atau  setengah jadi adalah hal yang mutlak dilakukan karena akan  berhubungan  dengan  penetapan  harga pabrikasi, harga pokok penjualan dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan.

Untuk  itu  diperlukan  suatu  kajian yang  teliti  dalam  menganalisis  dan menetapkan  anggaran  biaya  produksi terhadap suatu produk, tujuan dari kajian ini adalah untuk menghindarkan perusahaan dari pemborosan  biaya  yang  tidak  berhubungan dengan produksi  atau terjadi pembengkakan harga  (mark-up),  sehingga  pada  akhirnya akan merugikan atau mengurangi keuntungan bagi perusahaan.

Adanya anggaran biaya produksi yang dibuat  oleh  perusahaan,  maka  dalam pelaksanaan fungsi perencanaan secara lebih terperinci  terhadap  unsur-unsur  biaya produksi  dapat  dilaksanakan,  dengan  kata lain anggaran biaya produksi harus didukung oleh  anggaran  modal kerja,  anggaran  bahan baku dan persediaan, anggaran biaya tenaga kerja langsung, dan anggaran biaya overhead pabrik.  Agar  pelaksanaan  anggaran  yang telah  disusun  dapat  mencapai  sasaran  yang diinginkan,  maka  pihak-pihak  dalam perusahaan  harus  melakukan  pengawasan.

Pengawasan  melalui  anggaran  dapat dilakukan  dengan  cara  membandingkan antara  anggaran  dan  realisasinya.  Bila terdapat  penyimpangan  maka  pihak  yang berwenang  (pimpinan/manajer)  perusahaan dapat mengambil tindakan korektif, preventif, dan  persuasif  sehingga  kegiatan  perusahaan tetap  berjalan  untuk  mencapai  tujuan  yang telah ditetapkan.

Penyimpangan  biaya  (cost  variance) adalah selisih antara biaya yang sesunguhnya terjadi  dengan  biaya  standard.  Selisih  ini dapat  dibedakan menjadi  dua  selisih  yaitu biaya  sesungguhnya  lebih  kecil  dari  biaya yang ditetapkan  (standard),  biaya  yang sesungguhnya  lebih  besar  dari  biaya  yang ditetapkan (standard).

Dalam  rangka  tindakan  perbaikan untuk masa yang akan datang penyimpangan atau  selisih  biaya  tersebut  perlu  dianalisa untuk  mengetahui  apa  yang  menyebabkan terjadinya  penyimpangan.  Dengan mengetahui  penyebabnya  maka  dapat diputuskan apa yang harus diperbaiki.

Selamat  Sinuraya  (1987:87), mengemukakan  bahwa  analisis penyimpangan  biaya  produksi  dapat dibedakan menjadi :

1.        Penyimpangan  harga  barang  (material price variance)

Yaitu  selisih  harga  beli  barang  yang sesungguhnya  dengan  harga  menurut standard. Apabila  harga  actual  perunit lebih  besar  dari  harga  standar  maka penyimpangan  yang  merugikan, sebaliknya  apabila  harga  aktual  perunit lebih  kecil  dari  harga  standard  maka selisih  merupakan  selisih  yang menguntungkan.

2.        Penyimpangan  pemakaian  bahan (material quantity variance)

Selisih  antara  pemakaian  bahan  yang sesungguhnya  dengan  pemakaian menurut  standar.  Apabila  pemakaian bahan  yang  sesungguhnya  lebih  besar dari  pemakaian  menurut  standar  berarti terjadi  penyimpangan  yang  merugikan. Bila pemakaian yang sesungguhnya lebih kecil dari pemakaian standar maka terjadi penyimpangan yang menguntungkan.

3.        Penyimpangan  tarif  upah  (labor  rate variance)

Selisih antara tarif upah yang dibayarkan dengan penetapan  upah  standar. Apabila tarif upah yang sesungguhnya lebih kecil dari  upah  standar  berarti  terjadi penyimpangan  yang  menguntungkan, sebaliknya  bila  tarif  upah  yang sesungguhnya lebih besar  dari tarif upah standar maka terjadi penyimpangan yang merugikan.

4.        Penyimpangan  jam  kerja  buruh  (labor time variance)

Selisih  antara  jam  kerja  yang sesungguhnya dengan  jam kerja  standar, apabila  jam  kerja  yang  sesungguhnya lebih  kecil  dari jam  kerja  standar  maka terjadi  penyimpangan  yang menguntungkan,  sebaliknya  bila  jam kerja yang sesungguhnya lebih besar dari jam  kerja  standar  maka  terjadi penyimpangan yang merugikan.

5.        Penyimpangan  biaya  overhead  pabrik (overhead variance)

Selisih  antara  biaya  overhead  pabrik aktual  dengan  biaya  overhead  yang ditetapkan. Berdasarkan tingkah lakunya, biaya overhead  ini dapat dibedakan  atas variabel overhead dan fixed overhead.

Untuk menganalisis penyimpangan biaya overhead  pabrik  ini  digunakan  metode selisih yaitu :

1.        Metode dua selisih, meliputi : 

1)  Selisih  terkendali  (controlable variance), Yaitu  selisih  antara  biaya overhead  sesungguhnya  dengan biaya yang dianggarkan.

2)     Selisih volume (volume variance), Yaitu  selisih  antara  biaya overhead  yang  dianggarkan  pada jam  standar  dengan  biaya  yang dibebankan pada produk.

2.        Metode tiga selisih, meliputi :

1)     Spending  variance  adalah  selisih antara  biaya  overhead  yang sesungguhnya  dengan  biaya overhead  standar  menurut  jam kerja yang sesungguhnya.

2)     Idle  capacity  variance  adalah selisih antara biaya overhead yang diperkenankan (budget allowance) berdasarkan  jam  kerja sesungguhnya  dengan  biaya overhead  yang  dibebankan (overhead applied) atas dasar jam kerja sesungguhnya.

3)     Efficiency variance  adalah selisih antara  biaya  overhead  yang dibebankan  menurut  jam  kerja sesungguhnya  dengan  biaya overhead  yang  dibebankan menurut harga standar.

Adapun  langkah-langkah  yang  perlu dipertimbangkan  dalam  menganalisis penyimpangan adalah :

1.        Menentukan  besarnya  perbedaan antara  biaya  standar  dengan  biaya actual.

2.        Menganalisis  penyebab  terjadinya penyimpangan

3.        Mengambil  tindakan  perbaikan  agar dapat  meminimalkan  penyimpangan untuk masa yang akan datang.

Dengan  menganalisis  setiap penyimpangan  biaya  produksi  yang  terjadi, maka  pimpinan  perusahaan  dapat menganalisis aktivitas  yang telah  dijalankan secara  lebih  mendasar  guna  perencanaan selanjutnya.

Formula  yang  digunakan dalam menganalisis penyimpangan, Selamat Sinuraya (1987:195) sebagai berikut :

1.        Penyimpangan biaya bahan baku.

1)        Penyimpangan harga barang (material price variance)

MPV  =  ( AP – SP ) x  AQ

Dimana  : 

AP  =    actul  price, 

SP  = standard price,

AQ = actual quantity

2)        Penyimpangan  pemakaian  bahan (material quantity variance)

MQV  =  ( AQ – SQ )  x  SP

Dimana :

AQ = actual quantity,

SQ = standard quantity,

SP = standard price

2.        Penyimpangan  biaya  tenaga  kerja langsung

1)        Penyimpangan  tarif  upah  (labor  rate variance)

LRV  =  ( AR – SR )  x  AH

Dimana  : 

AR  =  actual  rate, 

SR  = standard rate,

AH = actual hours

2)        Penyimpangan  jam kerja (labor  time variance)

LTV  =  ( AH – SH )  x  SR

Dimana  : 

AH  =  actual hours, 

SH  = standard hours,

SR = standard rate

3.        Penyimpangan biaya overhead pabrik

1)        Selisih  terkendali  (controlable variance)

(Actual  Overhead - Budget Allowance On Standard Hours)

2)        Selisih volume (volume variance)

(Budget  Allowance  On  Standard Hours  - Overhead Applied)

Analisis penyimpangan biaya sangat di perlukan suatu perusahaan dalam hal pengambilan suatu keputusan. Analisis penyimpangan ini dilakukan dengan cara memperbandingkan antara anggaran atau biaya dan realiasi. Perbedaan antara angka anggaran atau biaya dengan realisasi ini disebut penyimpangan atau variance.

 

D.                Unsur-unsur Pendapatan

Didalam unsur-unsur pendapatan yang dimaksud adalah asal dari pada pendapatan itu diperoleh, dimana unsur-unsur tersebut meliputi:

1.        Pendapatan hasil produksi barang atau jasa

2.        Imbalan yang diterima atas penggunaan aktiva atau sumber-sumber ekonomis perusahaan oleh pihak lain

3.        Penjualan aktiva diluar barang dagangan merupakan unsur-unsur pendapatan lain-lain suatu perusahaan.

 

E.                 Sumber-sumber Pendapatan

Dalam pendapatan diketahui bahwa sumber pendapatan itu dapat melalui beberapa aspek dimana dapat dijabarkan menjadi tiga sumber pendapatan yaitu :

1.        Pendapatan operasional, yaitu pendapatan yang berasal dari aktivitas utama perusahaan.

2.        Pendapatan non operasional, pendapatan yang tidak terkait dengan aktivitas perusahaan, yaitu pendapatan yang didapat dari faktor eksternal.

3.        Pendapatan luar biasa (extra ordinary), yaitu pendapatan yang tak terduga dimana pendapatan ini tidak sering terjadi dan biasanya diharapkan tidak terulang lagi dimasa yang akan datang. (Baridwan, 2011:28-35)

 

F.                 Kebijakan Pemasukan

Pemasukan perusahaan bisa terbagi atas 3 jenis yaitu pemasukan kerja, portofolio dan pasif.

1.    Pemasukan kerja merupakan pendapatan yang diperoleh dari melakukan pekerjaan misalnya penjualan tunai untuk produk yang diproduksi perusahaan.

2.  Pemasukan portofolio merupakan pendapatan yang didapat dari bursa efek misalnya saja pembagian dividen.

3.     Pemasukan pasif adalah pendapatan yang terus menghasilkan meskipun Anda tidak melakukan suatu pekerjaan seperti pendapatan dari menyewakan gedung.

 

G.                System penyuluhan dalam perusahaan.

Mardikanto (2009) merangkum kegiatan penyuluhan dari berbagai pemahaman, yaitu :

1.  Penyebarluasan (informasi), penyuluhan sebagai terjemahan dari kata “extention”, dapat diartikan sebagai proses penyebarluasan, dalam hal ini informasi tentangilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang dihasilkan leh perguruan tinggi kedalam praktek atau kegiatan teknis.

2.     Penerangan/penjelasan, penyuluhan berasal dari kata ”sulu” atau obor, dapat diartikan sebagai kegiatan penerangan atau memberikan terang bagi yang dalam kegelapan.

3.        Pendidikan non-formal (luar sekolah)

4.    Perubahan perilaku, penyuluhan adalah proses aktif yang memerlukan interaksi antara penyuluh dan yang disuluh agar terbangun “perubahan perilaku” yang merupakan perwujudan dari : pengetahuan, sikap dan keterampilan.

5.      Rekayasa sosial, melakukan segala upaya untuk menyiapkan sumberdaya manusia agar mereka tahu, mau dan mampu melaksanakan peran sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya dalam sistem sosialnya masing-masing.

6.     Pemasaran inovasi (teknis dan sosial)

7.   Perubahan sosial, penyuluhan dalam jangka panjang diharapan mampu menciptakan pilihan-pilihan baru untuk memperbaiki kehidupan masyarakatnya.

8.    Pemberdayaan masyarakat, penyuluhan bertujuan untuk mewujudkan masyaraka tmadani dan mandiri dalam pengertian dapat mengambil keputusan (yang terbaik) bagi kesejahteraannya sendiri.

9.    Penguatan kapasitas, upaya untuk melebih mampukan individu agar lebih mampu berperan di dalam kelompok dan masyarakat global.