Pertemuan 5

CONTROLLERSHIP - RENCANA DAN PERENCANAAN

Oleh : Antonius Gultom - Universitas HKBP Nommensen

A.     Materi  Pembelajaran

2.1     Rencana dan Perencanaan

B.     Kegiatan Pembelajaran

Mendeskipsikan perencanaan usaha hubungan waktu dan perencanaan, Menyusun rencana Strategis, Mendiskusikan peranan Controlen dalam perencanaan sterategi.

Rencana dan Perencanaan

1.        Perencanaan Usaha

Perencanaan usaha atau yang dikenal dengan istilah business plan, merupakan sebuah hal yang penting untuk memulai usaha. Dengan perencanaan usaha yang matang, tentunya bisa menakar profit atau keuntungan di masa depan.

Dalam sebuah perencanaan usaha ada beberapa hal yang penting untuk diketahui, di antaranya :

1)      Visi yakni merupakan sebuah bentuk cita-cita di masa depan yang dimiliki oleh perusahaan yang mana nantinya akan melakukan usaha tersebut.

2)    Kemudian, misi yang merupakan sebuah hal yang khas ataupun unik dan juga mendasar sekaligus membedakan perusahaan dengan perusahaan lain. Ini mengidentifikasikan ruang lingkup kegiatan usaha atau perusahaan.

3)     Tujuan yang merupakan hasil dari suatu hal yang ingin dicapai oleh perusahaan atau usaha yang bersangkutan.

4)    Strategi yang merupakan sebuah cara yang akan ditempuh perusahaan untuk memperoleh target perusahaan dengan melibatkan seluruh sumber daya dan produksi yang ada

 

2.        Hubungan waktu dan perencanaan

Walaupun waktu dalam perencanaan hanyalah digunakan sebagai batasan untuk mencapai tujuan organisasi, namun faktor waktu tersebut sangat berpengaruh dan penting untuk diperhatikan dalam membuat dan menetapkan suatu perencanaan. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.

Fungsi perencanaan dilakukan melalui tahapan-tahapan tertentu. Untuk menetapkan suatu rencana diperlukan waktu tertentu. Cepat atau lambat waktu yang diperlukan bergantung pada faktor-faktor yang dalam proses perencanaan tersebut, baik dari dalam maupun dari luar diri para perencana.

Walaupun waktu dalam perencanaan hanyalah digunakan sebagai batasan untuk mencapai tujuan organisasi, namun faktor waktu tersebut sangat berpengaruh dan penting untuk diperhatikan dalam membuat dan menetapkan suatu perencanaan.  Besarnya pengaruh waktu dalam perencanaan terutama dapat dirasakan dalam hal : 

1)     Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.

2)  Waktu sering dilakukan untuk melanjutkan setiap langkah  perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-veriabel dan alternatif-alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.

3)      Jumlah atau rentang waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu dalam perencanaan pada setiap tingkatan manajemen berbeda-beda. Semakin tinggi tingkatan manajemen akan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam perencanaan. Demikian juga periode waktu berlakunya rencana yang ditetapkan juga berbeda. Pada umumnya, pembagian periode perencanaan berdasarkan tingkat manajemen adalah sebagai berikut :

1)     Manajer puncak, membuat rencana-rencana jangka panjang antara 2 - 5 tahun atau lebih, contoh : rencana dalam menghadapi strategi persaingan perusahaan, rencana untuk menghasilkan suatu produk baru, dan lain sebagainya.

2)   Manajer menengah, membuat rencana-rencana jangka menengah antara beberapa bulan sampai 3 tahun, contoh : rencana dalam memperbaiki atau meninjau kembali jadwal produksi dan koordinasi, rencana untuk memanfaatkan para manajer lini pertama secara lebih baik, dan lain sebagainya.

3)   Manajer lini pertama, membuat rencana-rencana jangka pendek, bisa harian, bulanan, sampai satu tahun, contoh : rencana untuk mengimplementasikan kebijakan, penugasan kerja, dan metode kerja baru, rencana untuk menaikkan efisiensi, dan lain sebagainya.

Sedangkan berdasarkan batasan waktu, pada umumnya rencana dapat dibedakan menjadi :

1)   Rencana jangka pendek (short range plans), mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun.

2)    Rencana jangka menengah (intermediate range plans), mempunyai rentagan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun.

3)     Rencana jangka panjang (long range plans), meliputi kegiatan-kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan 25 tahun atau lebih di masa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang biasanya berkenaan dengan perencanaan strategik.

Namun begitu, tetaplah dirasakan sulit untuk menentukan secara tepat suatu rencana dikatakan sebagai rencana jangka pendek, jangka menengah, atau jangka panjang. Hal ini disebabkan karena masing-masing perusahaan mempunyai tujuan yang berbeda, sehingga waktu yang ditetapkan untuk mencapai target tujuan dalam perencanaan juga berbeda. Selain itu, rencana juga dapat berubah dari jangka panjang menjadi jangka pendek sesuai dengan perjalanan waktu. sehingga batasan tentang waktu tersebut hanyalah sebagai pedoman kasar dalam perencanaan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Hal in tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen. Hubungan yang sering dijumpai dalam praktek adalah semakin panjang jangka waktu suatu rencana, semakin panjang periode untuk peninjauan kembali dan perbaikannya. Demikian juga, semakin penting rencana terhadap keberhasilan organisasi, maka rencana tersebut akan semakin sering diteliti dan perhatikan.

 

3.        Menyusun Rencana Strategis

Rencana strategis organisasi merupakan elemen penting dalam pengembangan sebuah lembaga atau organisasi. Hal ini tidak terbatas pada lingkup lembaga yang berorientasi pada kegiatan nirlaba atau kemasyarakatan, tetapi juga pada organisasi berorientasi laba atau keuntungan. Organisasi secara prinsipil memiliki pelbagai kesamaan meski dalam tujuan dan bentuk yang berbeda.

Rencana strategis (renstra) umumnya dikaitkan dengan sejauh mana sebuah organisasi bermimpi untuk mencapai satu tujuan. Tujuan pada konteks ini merupakan bagian dari tujuan umum pembentukan organisasi. Pada konteks ini, organisasi akan dihadapkan pada tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Renstra akan menjembatani pencapaian sebuah organisasi baik pada jangka yang pendek maupun jangka yang Panjang.

Penyusunan restra perlu dilakukan secara sistematis. Hasil dari renstra secara berkala tentu saja dapat dievaluasi, diolah kembali atau diperbarui. Berikut ini adalah tips untuk ogranisasi yang akan melakukan renstra:

1)        Menyusun Misi Organisasi

Misi menjadi salah satu kata kunci dalam pengembangan organisasi. Misi adalah bentuk sederhana dari keseluruhan cita-cita jangka pendek sebuah organsiasi. Misi merangkum secara terperinci pelbagai aspek yang ingin dicapai sebuah organisasi pada jangka waktu yang terukur. Misi meringkas visi. Pada makna yang lain, misi menurunkan visi ke dalam kerangka ideal capaian pada jangka yang lebih dekat, pendek atau lebih mungkin dilakukan untuk atau sebagai proses mencapai visi.

Misi dinyatakan dalam sebuah pernyataan. Misi jangan dirangkum secara kompleks melainkan secara jelas. Satu misi harus hanya berisi satu ide capaian. Misi merangkum keseluruhan rencana atau memasukkan aspek capaian secara global.

2)        Menyusun Tujuan (goal) Organisasi

Goal adalah turunan dari misi. Jika misi menggambarkan tujuan besar pada organisasi Anda, maka “tujuan” memperinci dan membatasinya dalam jangka yang lebih dekat. Sama halnya dengan misi, tujuan dirumuskan dalam pernyataan. Tujuan biasanya digambarkan dalam kalimat kerja yang aktif. Meski demikian, ada beberapa pendapat yang menyatakan bahwa tujuan baiknya ditulis tidak dalam kata kerja.

Contoh dari tujuan:

a.        Pelayanan publik akan membaik pada tahun 2016 (versi 1)

b.        Memerbaiki pelayanan publik pada tahun 2016 (versi 2)

3)        Menentukan Sasaran (objectives)

Sasaran merupakan turunan dari tujuan. Dalam satu tujuan, terdapat beberapa hal atau dimensi yang harus dicapai. Sasaran menjelaskan secara lebih terperinci apa yang dicapai pada setiap aspek. Sasaran menjembatani untuk mencapai beberapa tujuan mikro yang menghantar pada misi yang merupakan tujuan makro.

4)        Menyusun Rencana Kerja

Rencana kerja (RK) menjadi acuan rinci untuk memastikan misi, tujuan dan sasaran bisa dicapai.  RK membuat rincian aktivitas yang akan dilakukan guna mencapai rincian-rincian tujuan. Rencana kerja perlu disusun untuk memastikan bahwa sebuah organisasi memiliki target spesifik dalam pencapaian. Hal ini akan memermudah proses mengevaluasi dan memantau ketercapaian tujuan, sasaran dan misi organisasi pada periode tertentu.

Rencana Kerja perlu menjawab beberapa pertanyaan spesfik berikut ini:

1)        Apa yang akan dilakukan?

2)        Siapa penerima manfaat dari sebuah kegiatan?

3)        Siapa yang melakukan?

4)        Apa hubungan satu aktivitas dengan aktivitas lain guna mencapai tujuan dan sasaran?

5)        Kapankah kegiatan akan dilakukan?

6)        Bagaimana memantau dan mengevaluasi sebuah kegiatan?

Guna mempermudah, Rencana Kerja dapat disusun dalam sebuah matrik atau tabel. Rencana kerja juga perlu memerhatikan sumber daya pendanaan yang dibutuhkan. Sumber daya manusia juga perlu diperhatikan dalam penyusunan Rencana Kerja.

4.        Peranan Controler Dalam Perencanaan Sterategi.

Tugas dan tanggungjawab seorang controller di dalam perusahaan berskala menengah ke atas, sangat penting, bukan hanya bertindak selaku pengukur/pemeriksa kinerja dan pertumbuhan perusahaan yang pada akhirnya akan berujung pada persoalan moneter (laba), seorang controller juga otak di balik kebijakan-kebijakan perusahaan (baik financial maupun operasional), otak di balik strategi ekspansi (akusisi dan merger) yang secara official (dipermukaan). 

Aktivitas apapun yang dilakukan oleh perusahaan (riset, pengembangan, promosi, marketing, investasi, produksi, pengiriman barang, kredit, penagihan, perekrutan pegawai, dsb), pada akhirnya harus diukur dalam satuan moneter (uang). Hasil pengukuran kemudian disandingkan dengan tujuan perusahaan, sehingga bisa diketahui: apakah perusahaan sudah berjalan seperti yang diinginkan oleh pemilik usaha? Apakah tujuan sudah tercapai? Seberapa besar tingkat pencapaiannya?

Semua itu dilakukan oleh seorang controller dan team yang ada di bawahnya. Dari hasil pengukuran dan pemeriksaan yang dilakukan (oleh team yang berada di bawahnya), controller sekaligus memberi masukan kepada koleganya (Treasurer) dan atasannya mengenai: Apa yang harus diperbaiki, aktivitas mana yang perlu ditingkatkan, mana yang perlu dikurangi atau bahkan ditiadakan, apakah perlu menambah mesin, mesin mana yang perlu dihentikan opersionalnya, dimana kelebihan kas seharusnya diinvestasikan, investasi mana yang perlu dihentikan, apakah kebijakan kredit berlajalan efektif, apakah barang persediaan sudah dikelola dengan baik, apakah perusahaan siap berekpansi, apakah perusahaan siap untuk IPO, apakah perusahaan target layak untuk diakuisi, dan lain sebagainya.

Lebih detailnya, berikut ini adalah 5 tugas dan tanggungjawab utama seorang Controller:

1)        Memilih Dan Menentukan Metode Akuntansi Yang Digunakan 

Seperti metode keilmuan lainnya, akuntansi juga memiliki berbagai variasi metode yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengukuran, pencatatan (pengakuan) dan pelaporan yang variatif juga. Perusahaan bebas memilih metode yang mana saja sepanjang diterapkan secara konsisten dari waktu-ke-waktu, dari periode-ke-periode lainnya.

Dan seperti aktivitas lainnya di dalam perusahaan dimana semuanya dimaksudkan untuk memenuhi tujuan perusahaan, pemilihan metode akuntansipun demikian. Controller bertugas untuk memilih sekaligus menentukan metode akuntansi yang paling mampu mewujudkan tujuan perusahaan.

Secara garis besar, pemilihan metode tersebut dimaksudkan untuk membuat nilai aset, pendapatan dan laba menjadi lebih tinggi, sementara biaya dan kewajiban (termasuk kewajiban pajak) menjadi lebih rendah. Tentunya tanpa melanggaran standar dan ketentuan hukum yang berlaku.

2)        Monitoring dan Audit Internal 

Sering salah dipersepsikan bahwa akvitas audit internal hanya sebatas pada pemeriksaan pembukuan semata, memeriksa catatan dan angka-angka saja. Audit internal yang benar adalah memeriksa semua arus proses mulai dari arus uang, arus barang, dan arus administrasi di semua bagian dalam perusahaan, untuk memastikan bahwa:

a.    Strategi, prosedur dan kebijakan perusahaan telah diimplementasikan dengan benar. Khusus di wilayah administrasi, pengawasan difokuskan pada kepatuhan terhadap tertib administrasi dan tertib implementasi metode akuntansi yang telah ditentukan; dan

b.  Sistim pengendalian intern berjalan seperti yang diinginkan, yaitu meminimalisir kemungkinan pencurian, penggelapan dan segala bentuk tindak kecurangan dan penyelewengan.

3)        Mengawasi Proses Pelaksanaan Akuntansi Keuangan 

Akuntansi keuangan (atau financial accounting) adalah istilah yang dipergunakan untuk mewakili proses assessment (pemeriksaan) dan measurement (pengukuran) kinerja perusahaan pada kurun waktu tertentu.

Proses akuntansi keuangan adalah yang terpenting diantara semua proses keuangan, karena dari proses inilah pemilik perusahaan dapat mengetahui apakah perusahaan beropersi efektif atau tidak, apakah perusahaan menghasilkan laba atau malah rugi. Termasuk memperoleh gambaran sudah seberapa jauh perusahaan bertumbuh, tepatnya berapa besarnya aset perusahaan setelah beroperasi sekian lama.

Hasil dari proses akuntansi keuangan disajikan dalam satu set laporan yang disebut dengan Laporan Keuangan (Financial Statement). Laporan Keuangan mungkin diterbitkan bulanan, kwartalan atau tahunan, untuk dipergunakan oleh berbagai pihak di dalam maupun di luar perusahaan (kreditur, pemerintah, investor, dan pemegang saham).

4)        Mengawasi Proses Pelaksanaan Akuntansi Manajemen 

Ada serbu satu macam keputusan yang harus diambil oleh manajemen perusahaan setiap hari. Misalnya: pendistribusian kas, atau pembelian barang persediaan, penentuan termin penjualan kredit, apakah bagian produksi perlu lembur, apakah volume barang persediaan levelnya perlu diturunkan ata dinaikan, apakah investasi di perusahaan lain perlu diteruskan atau ditarik saja, apakah penjualan pelanggan A layak memperoleh kredit 60 hari atau tidak, apakah piutang perlu dihapuskan, dll)

Untuk mempermudah proses pengambilan keputusan sehari-hari sehubungan dengan berbagai aktivitas, perusahaan juga membutuhkan informasi mengenai kondisi perusahaan untuk rentang waktu yang lebih singkat (misalnya: per hari atau minggu), para manager memerlukan input informasi dari bagian akuntansi, tepatnya berupa laporan tertentu. 

Disamping informasi yang tersaji dalam laporan keuangan (yang biasanya bersifat global untuk satu perusahaan atau satu group), perusahaan juga membutuhkan informasi untuk wilayah opersional yang lebih spesific, misalnya: bagaimana penjualan mingg ini, seberapa efisien aset dikelola, seberapa bagus penjualan, seberapa efektif/boros barang persediakan digunakan dalam opersional persahaan dan lain sebagainya.

Laporan yang disajikan untuk maksud-maksud di atas disebut “Laporan Internal Manajemen”. Proses pengumpulan, pengukuran, dan pelaporannya disebut dengan “Akuntansi Manajemen” karena laporan tersebut dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen internal perusahaan semata (bukan untuk pihak eksternal).

5)        Mengawasi Pelaksanaan Perpajakan Perusahaan 

Disamping kelima tugas utama di atas, seorang controller juga bertanggungjawab untuk memastikan laporan pajak dan pembayarannya dilakukan tepat waktu. Disamping itu, controller juga bertanggungjawab untuk memberi masukan mengenai strategi dan perencanaan pajak perusahaan.

Untuk melaksanakan tugas dan misi penting tersebut, seorang controller biasanya dibantu oleh beberapa team handalan, yaitu:

a.       Beberapa Akuntan Keuangan

Yang lebih banyak fokus pada proses pelaksanaan akuntansi keuangan (pengumpulan bukti transaksi, pengklasifikasikan, pengukuran, pengakuan dan dan pelaporan/disclosures)

b.       Beberapa Akuntan Pajak 

Jumlahnya tidak sebanyak akuntan keuangan tentnya. Para akuntan pajak ini bertgas utama untuk melaksanakan perpajakan perusahaan, mulai dari pengidentifikasian, penghitungan, pelaporan, analisa hingga perencanaan pajak.

c.       Akuntan Biaya 

Para akuntan ini, meskipun disebut dengan ‘Akuntan Biaya (Cost Accoungant)’ disamping bertugas menjalankan proses akuntansi biaya (termasuk cost control), mereka juga berkerjasama dengan akuntan keuangan untuk menjalankan fungsi akuntansi manajemen.

d.       Auditor Internal 

Atau Internal Auditors, adalah mereka yang khusus melakukan pemeriksaan. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan: semua alur prosedur (uang, barang, dokumen) dan kebijakan sudah diimplementasikan sesuai dengan yang sudah ditentukan oleh perusahaan terutama sesuai dengan sistim pengendalian internnya. Cakupan pemeriksaannya adalah seluruh wilayah di dalam perusahaan.

e.        Staff Anggaran (Budget) 

Membuat dan mengawasi eksekusi anggaran yang telah disetujui untuk semua bagian di dalam perusahaan. Melakukan analisa anggaran tertama sekali perbandingan antara anggaran dengan kenyataan yang terjadi dalam pelaksanaannua. Melakukan koreksi, dan revisi yang diperlukan bila terjadi perbedaan antara anggaran dengan kenyataan (setelah memperoleh persetujuan).

Di perusahaan-perusahaan berskala kecil dan menengah, seorang controller seringkali menjadi orang terpenting di bagian keuangan karena posisi CFO dan Treasurer biasanya tidak tersedia. Sehingga tugas dan tanggungjawab keuangan semuanya berada di pundak seorang Controller.