Pertemuan 3

CONTROLLERSHIP - STRUKTUR ORGANISASI

Oleh : Antonius Gultom - Universitas HKBP Nommensen

A.     Materi  Pembelajaran

1.3  Struktur Organisasi untuk Controllership yang efektif

1.4  Prinsip dan praktek Akuntansi

B.     Kegiatan Pembelajaran

Mendeskripsikan pembentukan organisasi untuk pengendalian, Mendeskripsikan struktur organisasi yang khas bagi Departemen Controllership, Menjelaskan organisasi akuntansi yang Desentralisasi dan Disentralisasi.

1.        Struktur Organisasi Untuk Controllership Yang Efektif.

Struktur organisasi sebuah perusahaan harus memungkinkan adanya koordinasi usaha diantara semua satuan dan jenjang untuk mengambil tindakan yang dapat mencapai suatu tujuan umum. Terdapat banyak teori tentang strukrur organisasi; akan tetapi, dalam mengamati perusahaan-perusahaan yang terorganisasi dengan baik, akan dapat ditemukan bahwa rancangan organisasi berfokuskan pada koordinasi usaha kelompok dan bukan pada usaha perorangan.

1)        Pembentukan Organisasi Untuk Pengendalian

Controllership merupakan suatu pokok yang semakin dikenal dan harus diorganisasikan denagan tepat, agra pengendalian akuntansi dapat berfungsi dan data statistic dapat dipergunakan secara efektif. Struktur organisasi yang khusus cocok ontuk controller harus mempertimbangkan orgenisasi perusahaan serara menyeluruh, besarnya perusahaan, pertunbuhan yang diantisipasikan, sipat perusahaan, jenis oprasi, lokasi, tingkat desentralisasi, luasnya intergrasi vertikal, rencana-rencana jangka panjang, dan model manajemen atau karekteristik-karakteristik pribadi dari kelompok pimpinan sebagai suatu kesatuan.

2)        Masalah-Masalah Organisasi Yang Khas Bagi Controller

Sementara perusahaan tumbuh atau berekspansi dan lingkungan berubah, controller akan dihadapkan dengan masalah-masalah dan keputusan yang berhubungan dengan struktur organisasi, yaitu:

a.   Struktur organisasi harus ditinjau secara berkesinambungan dengan mempertimbangkan teknologi yang berubah-ubah kebutuhan-kebutuhan baru, tanggungjawab yang berbeda dan keseluruhan yang lingkungan dalam mana perusahaan beroperasi.

b.   Sentralisasi atau desentralisasi perusahaan dan masalah yang berhubungan dengan fungsi akuntansi yang dapat dilaksanakan secara lebih efektif pada kantor pusat, kantor divisi, pabrik atau kantor pabrik, kantor cabang, kantor penjualan, dan lain-lain.

c.    Hubungan controller perusahaan dengan setiap controller divisi atau pabrik, apakah atas suatu hubungan garis langsung atau melalui kepala satuan operasi yang bersangkutan, atau atas suatu dasar ganda.

d.        Evaluasi terhadap fungsi yang dilaksanakan pada kantor pusat, dan pada tingkat divisi atau pabrik dan pendelegasian kembali tanggungjawab apabila memang sesuai.

e.         Pemisahan tugas-tugas secara tepat dalam departemen controller.

f.          Evaluasi terhadap pendelegasian kewenangan dan tanggungjawab yang berhubungan.

3)        Struktur Organisasi Yang Khas Bagi Departemen Controller

Tidak ada suatu struktur organisasi yang dapat memenuhi semua kebutuhan, tidak satupun rencana paling ideal. Beberapa penggolongan menurut fungsi ternyata praktis dan dapat dikerjakan. Masalah pokoknya adalah memutuskan bagaimana fungsi-fungsi dapat digolongkan untuk memperoleh hasil yang paling efektif dalam lingkungan khusus.

Beberapa komentar yang berhubungan dengan struktur yang sedemikian dapat ditunjukan sebagai berikut:

a.       Kelompok akuntansi umum (general accounting) dan akuntansi biaya (cost accounting) terutama berhubungan dengan pencatatan transaksi-transaksi dan pelaporan hasil historis.

b.  Fungsi-fungsi perencanaan dan pengendalian keuangan dipisahkan dari kegiatan pencatatan.

c.    Dalam perusahaan yang lebih besar terdapat kebutuhan akan tenaga yang sanggup melakukan penelitian khusus yang berhubungan dengan masalah tertentu, mengatur kembali lokasi pabrik, menganbil keputusan-keputusan untuk membeli atau membuat sendiri, serta melakukan analisa ekonomi dan keuangan mengenai kemungkinan membeli/mengambil alih perusahaan lain.

d.      Suatu departemen tersendiri harus dibentuk agar memiliki sumber-sumber yang cukup tersedia untuk merencanakan sistem akuntansi, mengembangkan prosedur pelaksanaan, dan berkoordinasi dengan para staf pusat computer (bagi sistem yang menggunakan computer).

e.   Pada sebagian perusahaan, urusan pajak dan asuransi merupakan tanggungjawab controller.

f.    Bergantung pada besarnya perusahaan, suatu departemen tersendiri dapat dibentuk untuk pemeriksaan intern (internal auditing) yang melapor controller.

g.  Pada perusahaan-perusahaan yang berukuran kecil atau sedang, fungsi jenis-manajemen perkantoran, seperti komunikasi, jasa-jasa kantor,pegiriman per pos, pengarsipan jasa-jasa reproduksi berada di bawah controller.

4)        Organisasi Akuntansi Yang Disentralisasikan Vs Didesentralisasikan

Desentralisasi yang dimasudkan di sini berhubungan dengan kecenderungan untuk mendelegasikan kewenangan yang semakin besar kepada para pejabat rendahan bidang yang terletak pada lokasi-lokasi yang jauh.Tentunya jelas bahwa sentralisasi dengan kecenderungan untuk memusatkan kewenangan pengendalian yang semakin besar pada pimpinan kantor pusat.Jelas sekali bahwa masalah ini tidak hanya batas organisasi akuntansi saja, tetapi meliputi seluruh perusahaan, yaitu yang menyangkut setiap fungsi pokok perusahaan.

Terdapat kemungkinan yang tidak terbatas mengenai sentralisasi atau desentralisasi fungsi-fungsi akuntansi.Satu-satunya fungsi akuntansi yang dilaksanakan pada pabrik atau cabang adalah mengakumulasikan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pencatatan, seperti lembaran-lembaran produksi, bon permintaan, kartu-kartu jam kerja, dan mungkin juga faktur-faktur serta laporan-laporan penerimaan.

5)        Sifat Manajemen

Apabila perusahaan berekspansi dan mencakup berbagai pabrik, yang masing-masing menghasilkan berbagai produk yang berbeda atau masing-masing merupakan langkah dalam suatu yang sempurna, dalam hal seperti inilah berkembang filsafat manajemen yang mengemukakan, bahwa hasil operasi yang terbaik dapat diperoleh dengan membentuk suatu unit yang otonom. Menurut teori manajemen ini, setiap manajer divisi memiliki kewenangan yang penuh terhadap semua hal yang memengaruhi operasinya, termasuk kewenangan atas fungsi akuntansi.

Atas dasar demikian, maka setiap divisi akan diperlengkapi dengan semua hal yang dibutuhkan, dan pimpinan divisi akan dinilai berdasarkan laba menyeluruh dari operasainya. Staf kantor pusat atau administratif hanya berurusan dengan kebijaksanaan menyeluruh atau hal-hal yang diterapkan bagi seluruh perusahaan.

6)        Ketersediaan Informasi Operasi

Entah manajemen lokal itu idependen atau tidak, selalu tetap diperlukan informasi akuntansi untuk mengendalikan perusahaan dengan cara yang memadai.

Hal ini mencakup dua persoalan yang tersendiri, yaitu (1) informasi apakah yang perlu per divisi dan per pabrik?(2) Dimanakah informasi demikian harus disiapkan?Kedua persoalan ini harus dihadapi satu persatu karena tidaklah dengan sendirinya berlaku bahwa bila data yang diperlukan adalah untuk tingkat divisi, maka data itu harus juga disiapkan pada tingkat yang sama.dalam memutuskan informasi yang mana yang dipisah perdivisi, suatu pertimbangan yang penting adalah penempatan tanggung jawab. Siapakah yang pantas bertanggungjawab untuk hal-hal tertentu pimpinan pabrik atau kantor pusat? sebagai contoh, apakah piutang harus dicatat atas dasar divisi, semuanya tergantung pada siapakah yang berwenang menyetujui pemberian kredit. Jika persetujuan kredit dan tindak-lanjutnya merupakan suatu masalah divisi, maka catatannya harus dipisah.

7)        Besarnya Unit Operasi

Dalam beberapa kasus oprasi cukup besar, sehingga semua atau sebagian besar fungsi-fungsi akuntansi dapat dilaksanakan secara efisien atas dasar desentralisasi. Factor-faktor yang akan dipertimbangkan meliputi tingkat pengendalian intern yang saat dicapai; ketersediaan tenaga yang kompeten; tingkat penggunaan peralatan elektronis; ketersediaan ruangan kantor; dan sifat serta banyak keputusan akuntansi yang akan diselesaikan.

8)        Pendelegasian Tanggungjawab Dan Kewenangan

Suatu masalah sulit yang dihadapi setiap controller, dan sesungguhnya setiap pimpinan, adalah yang menyangkut sejauh mana dia dapat mendeleghasikan tanggungjawab dan kewenangannya. Dia dibebani dengan tanggungjawab untuk banyak tugas, sehingga dia tidak mungkin memberikan perhatian secara pribadi terhadap keseluruhannya. Oleh karena itu, dia harus melimpahkan kewenangan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dan melimpahkan tanggungjawab untuk pelaksanaanya, meskipun pada akhirnya controller harus tetap memikul tanggungjawab.

Tugas-tugas yang harus didelegasikan? Sebagai suatu pernyataan umum ialah bahwa controller harus emncadangkan bagi dirinya tugas-tugas yang lebih luas, yang akan dipergunakan secara luas, antara lain keputusan yang berhubungan dengan kebijaksanaan dan praktek akuntansi.

 

2.        Prinsip Dan Praktek Akuntansi

Sebagai pejabat utuma dibidang akuntansi, controller harus memiliki pengetahuan yang mendalam mengenai prinsip-prinsip dan praktek-praktek akuntansi. Akuntansi penting dalam melakukan dan mengomunikasikan kegiatan usaha dari setiap organisasi perusahaan. Agar bisa efektif, maka prinsip-prinsip akuntansi ini harus jelas dimengerti oleh semua orang yang berkepentingan. Setelah bertahun-tahun, evaluasi akuntansi telah mengakibatkan dapat diterimanya banyak prinsip dan praktek yang memberikan hasil-hasil yang dapat dinilai secara wajar oleh setiap kelompok orang-orang yang berkepentingan.

1)        Prinsip Akuntansi Yang Lazim Diterima

Prinsip akuntansi yang lazim diterima (generally accepted accounting principles) telah berkambang sepanjang masa dengan kerjasama dengan para pengusaha, American Insticute of Certified Public Acoountan’s (AICPA), bursa saham, kantor-kantor akuntan public,SEC dan badan-badan pengtur lainnya, Financial Accounting Standards Board (FASB), dan berbagai perkembangan dan laporan lainnya. Prisip-prinsip dan praktek-praktek akuntansi yang mendapat dukungan otoritatif yang kuat dianggap sebagai yang lazim diterima.

Lazim (Generally) menurut definisi berarti pada umumnya, umum, biasa, secara ekstensif atau luas, dan paling sering menunjukkan suatu praktek yang agk universal.sesuai dengan itu, maka suatu prinsip atau praktek akuntansi yang “lazim” diterima (“generally accepted), yaitu yang paling sering atau secara luas diikuti dianggap mempunyai kewenangan kuat yang mendukungnya.

Inventory of Generally accepted Accounting Principles For Business Enterprises, dalam Accounting Research Study No. 7 mengemukakan devinisi dari akuntansi (accounting) s ebagai berikut :

Akuntansi adalah kumpulan dari pengetahuan dan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan pencarian asal-mula, pembuktian keaslian, pencatatan,pengklasifikasian, pengolahan, pengikhtisaran, penganalisaan, penginterprestasian dan penyediaan informasi yang dapat diandalkan dan yang penting secara sistematis, atas transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya sebagian bersifat financial, yang diperlukan untuk pengelolaan (management) dan pengoprasian dari suatu kesatuan dan untuk membuat laporan-laporan yang harus disajikan dalam memenuhi tanggungjawab yang dipercayakan kepada kesatuan (entity) itu dan memenuhi tanggungjawab-tanggungjawab lainnya.

Suatu prinsip (principle) telah didevinisikan sebagai suatu kebenaran umum, suatu prilaku, suatu sumber utama untuk memulai sesuatu, suatu pedoman dalam me alternatif-alterntif yang akan mencapai kualitas yang diinginkan.

Kebijakan dan praktek-praktek akuntansi yang paling sering dipergunakan dan yang mendapat dukungan otoritatif yang kuat untuk mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi keungan guna pengelolaan dan pengoprasian perusahaan dianggap sebagai prinsip-prinsip akuntansi yang lazim diterima.

2)        Pengembangn Prinsip Akuntansi

Pengembangan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim diterima oleh merupakan suatu fungsi utama dari AICPA. Suatu komisi dari Insitute tersebut pada tahun 1952 telah merekomendasikan kepada New York Stock Exchange sekelompok prinsip yang terdiri dari 5 aturan pelaporan financial, ayng telah disetujui oleh New York Stock Exchange untuk diberikan kepada perusahaan-perusahaan yang terdaftar di bursa. Aturan-aturan itu secara singkat dinyatakan sebagai berikut :

Laba yang belum dilealisir (unrealized profit) tidak boleh dikredit pada keuntungan, apakah secara langsung atau tidak langsung, dengan cara membebankan terhadap laba-laba yang belum direalisir, hal-hal yang biasanya akan dibebankan terhadap perkiraan keuntungan. Laba dianggap direalisir pada saat telah dilakukan penjualan dalam keadaan usaha biasa.

Surplus modal (capital surplus), bagaimanapun terjadinya, tidak boleh dipergunakan untuk membebaskan perkiraan laba tahun sekarang atau yang akan datang dari beban yang seyogianya dibebankan terhadap pendapatan.

Saldo laba yang ditahan (earned surplus) yang telah terbentuk dalam suatu anak perusahaan sebelum diperoleh oleh induk perusahaan, bukan merupakan suatu bagian dari saldo laba yang ditahan dalam laporan konsolidasi induk perusahaan.

Menyusul penerimaan dan persetujuan untuk memberlakukan aturan-aturan ini sebagai prinsip-prinsip akuntansi yang lazim diterima. AICPA telah membentuk Committee on Accounting Procedur untuk merumuskan dan merekomandasikan praktek-praktek akuntansi.

Fungsi dari Committee on Accounting Procedure telah beralih kepada Accounting Principles Board (APB) pada bulan September 1959, Bord itu telah menyetujui resolusi berikut: “Accounting Principles Board dari American Insitute of Certified Public Accountans pada tanggal 1 September 1959 telah setuju memikul tanggungjawab dari komisi-komisi terdahulu tentang prosedur akuntansi dan terminology,”

Semasa berdirinya, Committee on Accounting Prosedure telah menerbitkan serangkaian accounting research bulletins, dan Committee On Terminilogy telah menerbitkan serangkaian accounting terminology bulletins. Dalam tahun 1953, 42 buah accounting research bulletins yang dahulu telah direvisi, disusun kembali, atau dicabut dan diterbitkan sebagai, Accounting Terminology Bulletin No. 1. Sejak tahun 1953, telah diterbitkan bulletin-bulletin lain. Accounting research bulletin terakhir adalah No, 42.

APB memiliki kewenangan yang sama, seperti komisi-komisi terdahulu, untuk meneliti dan merevisi setiap bulletin ini dan merencanakan pengambilan tindakan demikian dari waktu ke waktu.
Sambil menunggu tindakan revisi dan untuk mencegah adanya salah pegertian sementara mengenai status dari accounting research dan terminology bulletins APB mengeluarkan pemberitahuan umum bahwa bulletin-bulletin ini harus dianggap “tetap berlaku dengan tingkat kewenangan yang sama seperti sebelumnya.

Accounting Priciples Board melaksanakan penelitian secara ekstensif dengan menggunakan seorang staf tetap (full time) dan juga dengan bantuan dari profesi akuntansi sebagai suatu kesatuan.Pernyataan-pernyataan APB diterbitkan dalam bentuk APB Opinions dan APB Statement.

3)        Financial Accounting Standards Board (FASB)

Pada tahun 1973 telah dibentuk Financial Accounting Standard Board (FASB) atas rekomendasi dari komisi Wheat. FASB sebagai perumus norma akuntansi keuangan merupaakan suatu badan yang tidak bertujuan mencari laba, yang terpisah dari badan-badan akuntansi yang telah ada, dan mempunyai sumber-sumber pembiyaan sendiri.

Finincial Accounting Foundation merupakan satuan pembuat kebijakan; FASB merupakan badan penetap norma; Finincial Accounting Standards Advisory Council bertindak sebagai suatu perantara FASB dan mereka yang dipengaruhi oleh norma-norma.

4)        Mengubah Prinsip Dan Praktek Akuntansi

Akuntansi merupakan hal yang hakiki bagi pelaksanaan fungsi organisasi perusahaan secara efektif, dan prinsip-prinsip akuntansi harus berubah untuk memenuhi kebutuhan dinamis dari para pemakai, yaitu masyarakat pada umumnya. Menurut sejarahnya, para akuntan dan usahawan bersikap enggan untuk merubah norma-norma akuntansi. Penting sekali agar profesi akuntansi dan perusahaan menunjukkan ssikap yang positif terhadap penetapan norma dan tetap mempertahankan tanggungjawabnya dalam sector swasta.

Hal ini memerlukan adanya penukaran pendapat dengan profesi akuntansi dan member rekomendasi-rekomendasi kepada FASB guna mengembangkan data yang tersedia untuk mengevaluasi perusahaan. Data harus disajikan secara wajar dan diterangkan dengan jelas serta dapat dikomunikasikan kepada para pemakai, baik swasta maupun pemerintah.

5)        Kerangka Konsepsional

Suatu masalah dasar dalam mengembankan prinsip-prinsip atau norma-norma akuntansi yang lazim diterima adalah kurangnya asas atau dasar atas mana dapat dibentuk segolongan norma-norma akuntansi yang dapat diterima.

6)        Pernyataan Mengenai Konsep Akuntansi Keuangan

FSAB telah menerbitkan serangkaian pernyataan mengenai konsep akuntansi keuangan. Tujuannya adalah untuk menguraikan asas-asas yang menjadi dasar norma akuntansi dan pelaporan dan untuk menetapkan tujuan serta konsepsi yang akan digunakan FSAB dalam mengembangkan norma-norma. Pernyataan-pernyataan tersebut tidak menetapkan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim diterima.

7)        Organisasi Akuntansi Lainnya

Selain FSAB, terdapat kelompok akuntansi lainnya yang menetapkan norma-norma akuntansi: AICPA tetap terlibat melalui para anggotanya yang berpartisipasi di dalam proses pembuatan aturan. Para anggota AICPA memberikan makalah pendirian atas sebagian besar norma-norma yang diusulkan.

Cost Accounting Standard Board (CASB) telah dibentuk berdasarkan suatu undang-undang kongres pada tahun 1970 sebagai biro/ perwakilan daari kongres. Tujuannya adalah mencaipatakan norma-norma untuk penetapan biaya atau kontrak dengan departemen pertahanan.

SEC (Bapepam-nya Amerika) juga memiliki kekuasaan untuk memajukan norma-norma akuntansi. Ini terutama benar dalam hal menetapkan persyaratan-persyaratan pelaporan. Aturan-aturannya diterbitkan secar berkala dalam bentuk ASR.