Antonius Gultom

Universitas HKBP Nommensen

Controllership

A.                 Pengertian Controller

Controllership merupakan ilmu yang mempelajari apa, siapa dan bagaimana seorang Controller menjalankan fungsi perencanaan, pengendalian, pelaporan, akuntansi dan tanggung jawab utama lainnya. Hal yang penting untuk pemenuhan fungsi Controller secara wajar ialah adanya suatu sikap pemikiran yang memberi semangat dan menghidupkan data finansial dengan menerapkan terhadap kegiatan perusahaan di masa yang akan datang.

Istilah “Controller” berasal dari bahasa perancis yaitu “Comptroller”, “Compte” yang berarti “Account” atau rekening. Peranan Controller dalam suatu perusahaan selalu meningkat dari waktu ke waktu selaras dengan perkembangan perusahaan yang bersangkutan. Pada masa lalu, pekerjaan Controller sangat sederhana yaitu menyusun dan menyajikan laporan keuangan yang terdiri atas neraca dan laporan rugi-laba. Saat sekarang, tugas Controller meliputi banyak fungsi penting lainnya.

Controller adalah manajer yang bertugas atau “in charge” pada Departemen Akuntansi. Mereka adalah anggota staf tim manajemen puncak yang aktif berpartisipasi dalam proses perencanaan, pengendalian dan pembuatan keputusan. Controller sekaligus juga sebagai manajer lini pada departemennya. Meskipun Controller tidak melakukan pengendalian dalam ukuran wewenang lini, tetapi sebagai manajer informasi mereka mempunyai posisi yang penting dalam melaksanakan pengendalian dengan cara-cara yang sangat khusus yaitu melalui pelaporan dan penafsiran data yang diperlukan untuk proses perencanaan, pengendalian, dan pembuatan keputusan.

Adapun pengertian Controller menurut R. A. Supriyono (2000:206) dalam bukunya Sistem Pengendalian Manajemen, adalah: “Controller adalah orang yang bertanggungjawab untuk mendesain dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen”.

Sedangkan pengertian Sistem pengendalian manajemen itu sendiri menurut R. A. Supriyono (2000:11) dalam bukunya Sistem Pengendalian Manajemen, adalah:

“Suatu sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi anggotanya agar melaksanakan strategi dan kebijakan organisasi secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan organisasi, sistem pengendalian manajemen terdiri atas struktur dan proses”.

Adapun Pengertian Controller menurut Willson dan Campbell (1997:11) dalam buku Controllership Tugas Akuntan Manajemen yang telah dialihbahasakan oleh Tjintjin F. Tjendera adalah: “The term ‘controller’ is more descriptive of the expanded responsibilities of function. Controller is the title used to signify the position of the chief accounting officer responsibilities of financial statistics and control”.

Dari beberapa definisi diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Controller mengawasi dan menyelenggarakan catatan akuntansi dan statistik, ia juga diharuskan untuk melakukan analisis dan interpretasi terhadap laporan akuntansinya serta berusaha memberikan informasi yang dapat membantu manajer operasional dalam mencapai tujuan manajemennya dan mendukung tercapainya tujuan perusahaan secara keceluruhan serta bertanggung jawab untuk mendesain dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen.

Pengertian Controller terus berkembang sejalan dengan fungsinya yang semakin luas. Pada berbagai perusahaan, jabatan Controller diberikan dengan fungsi yang bervariasi menurut perusahaan tersebut. Namun semua definisi untuk jabatan Controller menunjukan bahwa Controller merupakan top manajemen dalam bidang akuntansi dan keuangan. Dia juga bertanggung jawab dalam mengawasi metode perencanaan dan pengendalian yang digunakan dalam perusahaan, serta pengembangan sistem tersebut.

Berbagai sebutan untuk jabatan Controller menurut Willson dan Campbell (1997:11) dalam buku Controllership Tugas Akuntan Manajemen yang telah dialihbahasakan oleh Tjintjin F. Tjendera adalah:

“Banyak sebutan dipergunakan untuk jabatan kepala akuntansi; akan tetapi, sebutan yang paling umum dan representatif ialah Controller. Tugas-tugas Controller kadang-kadang dipikul oleh seorang kepala akuntansi, manajer kantor, Controller, bendaharawan, asisten bendaharawan, atau sekretaris. Akan tetapi, dengan semakin bertambahnya tekanan pada pengendalian akuntansi (accounting control), dan dengan adanya kebutuhan pimpinan akan tambahan informasi untuk tujuan statistik dan pengambilan keputusan keuangan, maka istilah “Controllership” telah memperoleh pengakuan yang selayaknya.”

Dari uraian tersebut tampak bahwa tugas Controller meliputi juga perencanaan, pelaporan, serta pengendalian berbagai kegiatan perusahaan. Meskipun diberi sebutan Controller, Kepala Bagian Akuntansi tidak melakukan pengendalian secara langsung di dalam perusahaan karena fungsi ini tetap dipikul oleh para pimpinan yang bertanggungjawab atas operasi yang dipimpinnya. Dimana pengendalian yang dilakukan Controller berupa penyajian laporan, analisis, rekomendasi dan nasihat kepada mereka dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan kata lain dapat diartikan bahwa Controller adalah pejabat yang menyediakan alat bantu bagi para pimpinan perusahan untuk mengendalikan perusahaan, dalam hal ini adalah pengendalian penjualan. 

B.                 Tugas dan Tanggung Jawab Controller

Dalam lingkungan operasi perusahaan yang luas dan selalu mengalami perubahan, Controller dapat memberikan informasi dan mengarahkan pimpinan dalam mengambil keputusan. Sekarang ini, Controller tidak hanya membatasi peranannya dalam fungsi pencatatan, tetapi harus mampu membuat laporan, menganalisis dan menginterpretasikan, laporan yang diberikannya serta memberikan saran-saran dan informasi lainnya kepada pimpinan perusahaan dalam membuat keputusan. Oleh karena itu, Controller harus memahami ide pimpinan dan menterjemahkan dalam data. Controller juga harus berorientasi pada pandangan manajemen yang mengarah pada operasi-operasi perusahaan yang paling menguntungkan.

Menurut Willson dan Campbell dalam buku Controllership Tugas Akuntan Manajemen yang telah dialihbahasakan oleh Tjintjin F Tjendera, tugas dari Controller yang terpenting adalah sebagai berikut:

1.  Controller terutama merupakan seorang eksekutif staf, yang fungsi utamanya adalah mengembangkan suatu organisasi dan sistem perkiraan, kebijaksanaan, catatan dan prosedur yang akan menyediakan data yang dapat dianalisa dan diinterpretasikan oleh para pimpinan fungsional lain dalam pengambilan keputusan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan.

2.  Meskipun tanggungjawab untuk mengarahkan operasi dilimpahkan pada para pimpinan fungsional yang lain, tetapi Controller harus sanggup memahami dan menjalin hubungan dan masalah-masalah mereka, agar dia efektif dan dapat membantu untuk memecahkan masalahnya.

3.    Agar dapat berguna, fakta-fakta, informasi dan data harus dikomunikasikan sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti oleh mereka yang membutuhkannya.

4.    Controller harus memiliki kesanggupan untuk menerjemahkan fakta dan statistik ke dalam bentuk trends (arah) dan hubungan-hubungannya. Dalam lingkungan perusahaan masa dating, adalah merupakan hal yang sangat perlu agar trends dan hubungan-hubungannya dapat dilihat sedini mungkin dan dipertimbangkan tindakan yang akan diambil.

5.     Controller harus cermat dalam temuan (findings) dan pelaporannya; akan tetapi, dia juga harus memiliki kesanggupan untuk melihat ke depan dan sanggup memberi penilaian terhadap masa yang akan datang.

6.     Pada umumnya perusahaan mempunyai kemampuan untuk mengisolasi masalah pokoknya; akan tetapi, perusahaan yang sukses selalu mengambil tindakan positif tepat pada waktunya. Oleh karena itu, Controller harus dapat mengembangkan dan menyediakan informasi secepatnya.

7.        Controller harus mengadakan tindak lanjut (follow up) terhadap penelitian dan interpretasinya. Para pimpinan biasanya sibuk dan cenderung menangguhkan hal-hal yang tidak memerlukan perhatian segera.

8.   Controller harus dapat diandalkan oleh para pimpinan dengan menyediakan informasi yang cermat dan segera, disertai suatu sikap ingin membantu. Jika dia bersikap diktator atau tercela, maka dia segera kehilangan nilainya dalam proses pengambilan keputusan.

9.   Controller harus jujur dan tidak memihak. Dia perlu melaporkan semua fakta yang relevan. Fungsi Controllership mempunyai tugas mengukur pelaksanaan dari semua satuan perusahaan dan harus melaporkan dengan cermat.

10. Controller harus sanggup memasarkan atau menjual ide kemampuan analitis dan fungsi totalnya. Oleh karena itu, adalah penting bahwa semua output disediakan dalam suatu bentuk yang dapat dipergunakan dengan mudah.

11.  Meskipun menyadari penuh dari tugasnya, Controller harus juga menyadari keterbatasannya. Informasi statistik, yang telah dikumpul, dianalisa, dan diinterpretasikan dengan bagaimanapun cermatnya, bukan merupakan suatu pengganti bagi kemampuan pimpinan.

Adapun tanggungjawab Controller menurut R.A Supriyono dalam buku Sistem Pengendalian Manajemen adalah sebagai berikut:

1.      Mendesain, mengembangkan dan memelihara sistem pengendalian dan sistem informasi dalam organisasi.

2.   Menyusun laporan keuangan untuk para pemakai eksternal (pemegang saham atau pemilik, kreditor, pajak dan lain sebagainya).

3.    Menyusun dan menganalisis laporan-laporan kinerja manajer unit-unit organisasi dan kinerja organisasi sebagai suatu entitas ekonomi dan membantu para manajer dengan cara:

1)        Menginterpretasikan laporan-laporan tersebut.

2)        Menganalisis usulan-usulan program dan anggaran.

3)        Mengkonsolidasikan rencana-rencana berbagai bagian organisasi.

4.      Mengembangkan auditing internal dan prosedur pengendalian akuntansi untuk:

1)        Menjamin validitas informasi.

2)        Mengamankan aktiva organisasi.

3)        Melaksanakan audit operasional.

4)        Menjamin dipatuinya kebijakan manajemen.

5.     Mengisi formulir-formulir (laporan-laporan) perpajakan dan mengurus semua kewajiban pajak dan restitusi pajak perusahaan.

6.    Mendesain, mengembangkan dan memelihara sistem pengendalian manajemen internal untuk perencanaan dan pengendalian.

7.   Memberikan nasihat kepada manajer mengenai implikasi-implikasi keuangan atas keputusan-keputusan yang dipertimbangkan.

8.     Mengembangkan sumber daya manusia dalam departemen akuntansi dan berpartisipasi dalam pendidikan dan pelatihan manajemen yang berhubungan dengan tanggungjawab dan fungsi Controller.

Untuk melaksanakan tanggungjawab diatas maka Controller memiliki beberapa fungsi utama yang harus dilakukan agar dapat mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

 

C.                 Prinsip-Prinsip Controllership Berlaku Terhadap Semua Jenis Perusahaan

       Salah satu rintangan terhadap perkembangan fungsi controllership adalah perasaan pada sebagian pimpinan, bahwa perusahaannya berbeda dan tidak memerlukan metode pengendalian yang modern. Pada dasarnya masalah-masalah manajemen tidak jauh berbeda di antara berbagai jenis industri dan perusahaan. Kekhususan dalam operasi-operasi kecil atau mendetail dari berbagai jenis perusahaan terhadap pembatasan ekonomis dan politis yang mengelilingi mereka. Perusahaan listrik, telepon, dan air (public utility), perusahaan asuransi, perantara, hotel, perusahaan rekreasi, institusi keuangan, dan toko serba ada menunjukkan contoh-contoh dari kekhusuan dalam organisasi dan prosedur, tetapi dapat ditegaskan kembali bahwa masalah pokoknya adalah serupa. Controller yang memahami secara seksama masalah pokok dari pengendalian akuntansi (accounting control), dapat dengan mudah menerapkannya pada industri dan perusahaannya sendiri.

           

D.                Fungsi Controller

Dikarenakan banyaknya variasi yang muncul pada berbagai perusahaan, fungsi Controller juga mengalami perkembangan. Hal ini disebabkan posisinya sebagai anggota tim manajemen puncak, Controller mempunyai kebebasan untuk memilih teknik dan rincian kegiatannya, mengawasi pekerjaan pihak lain, secara langsung menyusun studi dan laporan-laporan khusus, dan memberikan saran-saran pada manajemen puncak dalam masalah-masalah dan situasi-situasi khusus.

Berikut ini adalah Fungsi-fungsi dasar “Controllership” menurut Willson dan Campbell (1997:12), dalam bukunya Controllership Tugas Akuntan Manajemen, adalah sebagai berikut:

1.        Fungsi perencanaan

Menetapkan dan memelihara suatu rencana operasi yang terintegrasi sejalan dengan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, menganalisis, merevisi, (bila perlu), mengkomunikasikan kepada semua tingkat manajemen, serta menggunakan sistem-sistem dan prosedur yang cocok. Penetapan dan pemeliharaan suatu rencana operasi yang terintegrasi telah diuraikan sebagai fungsi-fungsi pokok dari Controller.

Tujuan perusahaan adalah laba dan perencanaan diperlukan untuk mencapainya, oleh karena itu Controller berperan dalam perencanaan perusahaan. Controller harus memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa rencana didukung oleh semua jenjang manajemen. Dengan adanya pengakuan akan perlunya suatu recana dan keinginan berpartisipasi dari semua tingkatan manajemen maka Controller mempunyai tanggungjawab untuk memastikan bahwa bagian-bagian didalamnya adalah baik dan cocok satu sama lainnya. Apabila rencana telah disatukan Controller harus menguji atau menilai kewajarannya dan melaporkan kepada pimpinan tertinggi mengenai temuan-temuannya.

2.        Fungsi pengendalian

Fungsi pengendalian manajemen adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan sehingga tujuan dan rencana perusahaan dapat dicapai. Controller Mengembangkan dan merevisi norma-norma (standar) yang memuaskan sebagai ukuran pelaksanaan dan menyediakan pedoman serta bantuan kepada para anggota manajemen yang lain dalam menjamin adanya penyesuaian hasil pelaksanaan sebenarnya terhadap norma atau standar.

Hasil akhir dari fungsi pengendalian tidak hanya berupa suatu laporan atas prestasi kerja melainkan mencakup pertimbangan-pertimbangan berikut ini:

1)        Bantuan dalam menetapkan norma-norma untuk penendalian.

2)        Evaluasi terhadap norma standar.

3)        Pelaporan tentang prestasi kerja jangka pendek yang sesungguhnya.

4)        Pengembangan trends.

5)        Memastikan sistem dan prosedur menyediakan data yang berguna.

3.        Fungsi Pelaporan

Fungsi pelaporan berhubungan erat dengan fungsi perencanaan dan fungsi pengendalian Dalam fungsi pelaporan, Controller menyusun, menganalisis, dan menginterpretasikan hasil-hasil keuangan untuk digunakan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan, mengevaluasi data dalam hubungannya dengan tujuan satuan organisasinya, menyiapkan, dan menyampaikan berkas-berkas laporan ekstern yang diperluan untuk memenuhi permintaan instansi pemerintah, para pemegang saham, institusi keuangan, para pelanggan, dan masyarakat umum.

4.        Fungsi Akuntansi

Pencatatan transaksi-transaksi keuangan secara sistematis sering dipandang sebagai fungsi pokok dari Controller. Adapun pekerjaan Controller adalah  Mendesain, menetapkan, dan memelihara sistem Akuntansi Keuangan dan biaya pada semua jenjang perusahaan, termasuk untuk perusahaan secara menyeluruh, per divisi, per pabrik, dan per satuan untuk dapat mencatat secara wajar semua transaksi, keuangan dalam pembukuan agar sesuai dengan prinsip-prinsip Akuntansi yang sehat disertai dengan pengendalian intern yang memadai.

5.        Tanggung jawab lainnya

Mengelola dan mengawasi fungsi-fungsi, misalnya, fungsi perpajakan, termasuk saling berhadapan, dengan instansi pajak; memelihara hubungan yang sesuai, dengan auditor intern dan auditor ekstern; mengadakan dan menata program-program asuransi; mengembangkan program penyiapan catatan; membentuk program mengenai hubungan dengan para investor dan dengan masyarakat umum; serta mengarahkan fungsi-fungsi lain yang telah dilimpahkan.

Definisi yang jelas mengenai tugas, kewenangan dan tanggungjawab biasanya dipandang sebagai syarat mutlak bagi adanya pelaksanaan yang baik. Yang pasti pada perusahaan-perusahaan besar, dan mungkin juga pada perusahaan-perusahaan kecil, luasnya kewenangan dan tanggungjawab controller dapat ditetapkan menurut salah satu dari ketiga cara berikut; (1) sesuai dengan ketentuan dalam anggaran rumah tangga, (2) menurut resolusi dari komisi eksekutif, atau (3) menurut perintah umum dari presiden direktur.

Ketentuan-ketentuan dalam anggaran rumah tangga dapat berbeda-beda isinya yang menyangkut fungsi controllership. Akan tetapi, pada pokoknya kebanyakan menyatakan bahwa “controller dapat menjadi pejabat utama yang diserahi tugas menyelenggarakan catatan pembukuan perusahaan, selanjutnya sebagian besar ketentuan juga mencakup pernyataan bahwa dia dapat memiliki wewenang dan tugas-tugas lain yang mungkin dilimpahkan padanya oleh dewan direksi, atau oleh komisi eksekutif, atau oleh presiden direktur.

Struktur organisasi perusahaan harus memungkinkan adanya koordinasi usaha di antara semua satuan dan jenjang untuk mengambil tindakan yang dapat mencapai suatu tujuan umum. Setiap unit organisasi harus mengerti tanggungjawabnya, bagaimana masing-masing unit berhubungan dengan unit lainnya dan kewenangan apakah yang diberikan kepada masing-masing unit tersebut.

Controllership merupakan suatu fungsi pokok yang semakin dikenal dan harus diorganisasikan dengan tepat, agar pengendaian akuntansi dapat berfungsi dan data statistik dapat dipergunakan secara efektif tidak cukup hanya dengan prosedur-prosedur, metode-metode, dan catatan-catatan yang wajar tetapi tugas-tugas harus dilaksanakan atas suatu basis yang terkoordinasi dengan baik, dan hasilnya dikomunikasikan kepada mereka yang membutuhkannya.

Suatu organisasi yang efektif dapat didefinisikan sebagai suatu kelompok individu yang bekerja sama mengamil tindakan-tindakan yang dapat mencapai suatu tujuan umum.

Sementara perusahaan tumbuh atau berekspansi dan lingkungan berubah, controller akan dihadapkan dengan masalah-masalah dan keputusan yang berhubungan dengan struktur organisasi, yaitu:   

1)   Struktur organisasi harus ditinjau secara berkesinambungan dengan mempertimbangkan teknologi yang berubah-ubah kebutuhan-kebutuhan baru, tanggungjawab yang berbeda dan keseluruhan yang lingkungan dalam mana perusahaan beroperasi.

2)     Sentralisasi atau desentralisasi perusahaan dan masalah yang berhubungan dengan fungsi akuntansi yang dapat dilaksanakan secara lebih efektif pada kantor pusat, kantor divisi, pabrik atau kantor pabrik, kantor cabang, kantor penjualan, dan lain-lain.

3)    Hubungan controller perusahaan dengan setiap controller divisi atau pabrik, apakah atas suatu hubungan garis langsung atau melalui kepala satuan operasi yang bersangkutan, atau atas suatu dasar ganda.

4)     Evaluasi terhadap fungsi yang dilaksanakan pada kantor pusat, dan pada tingkat divisi atau pabrik dan pendelegasian kembali tanggungjawab apabila memang sesuai.

5)      Pemisahan tugas-tugas secara tepat dalam departemen controller.

6)      Evaluasi terhadap pendelegasian kewenangan dan tanggungjawab yang berhubungan.

Tidak ada suatu struktur organisasi yang dapat memenuhi semua kebutuhan, tidak satupun rencana paling ideal. Beberapa penggolongan menurut fungsi ternyata praktis dan dapat dikerjakan. Masalah pokoknya adalah memutuskan bagaimana fungsi-fungsi dapat digolongkan untuk memperoleh hasil yang paling efektif dalam lingkungan khusus.

Beberapa komentar yang berhubungan dengan struktur yang sedemikian dapat ditunjukan sebagai berikut:

1)  Kelompok akuntansi umum (general accounting) dan akuntansi biaya (cost accounting) terutama berhubungan dengan pencatatan transaksi-transaksi dan pelaporan hasil historis.

2) Fungsi-fungsi perencanaan dan pengendalian keuangan dipisahkan dari kegiatan pencatatan.

3)  Dalam perusahaan yang lebih besar terdapat kebutuhan akan tenaga yang sanggup melakukan penelitian khusus yang berhubungan dengan masalah tertentu, mengatur kembali lokasi pabrik, menganbil keputusan-keputusan untuk membeli atau membuat sendiri, serta melakukan analisa ekonomi dan keuangan mengenai kemungkinan membeli/mengambil alih perusahaan lain.

4)  Suatu departemen tersendiri harus dibentuk agar memiliki sumber-sumber yang cukup tersedia untuk merencanakan sistem akuntansi, mengembangkan prosedur pelaksanaan, dan berkoordinasi dengan para staf pusat computer (bagi sistem yang menggunakan computer).

5)  Pada sebagian perusahaan, urusan pajak dan asuransi merupakan tanggungjawab controller.

6)     Bergantung pada besarnya perusahaan, suatu departemen tersendiri dapat dibentuk untuk pemeriksaan intern (internal auditing) yang melapor controller.

7)    Pada perusahaan-perusahaan yang berukuran kecil atau sedang, fungsi jenis-manajemen perkantoran, seperti komunikasi, jasa-jasa kantor,pegiriman per pos, pengarsipan jasa-jasa reproduksi berada di bawah controller.

Sebagai seorang pimpinan eksekutif yang memegang peranan penting dalam perusahaan, maka Controller harus memenuhi kualifikasi tertentu agar dapat bekerja dengan efektif. Menurut pendapat Wilson dan Campbell (1997:21), yang dialihbahasakan oleh Tjendera dalam buku Controllership Tugas Akuntan Manajemen, seorang Controller yang efektif harus memiliki kualifikasi sebagai berikut :

1)  Dasar Teknis yang sangat baik dalam akuntansi dan akuntansi biaya, disertai suatu pengertian dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai prinsip-prinsip akuntansi.

2)      Pemahaman terhadap prinsip-prinsip perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian

3)     Pemahaman umum mengenai jenis industri perusahaan dan pemahaman terhadap kekuatan sosial, ekonomi dan politik, yang terlibat.

4) Pemahaman yang mendalam mengenai perusahaan, termasuk teknologi, produk, kebijaksanaan, tujuan, sejarah, organisasi dan lingkungannya.

5)    Kemampuan untuk berkomunikasi dengan seluruh tingkat manajemen dan suatu pemahaman dasar terhadap masalah fungsional lainnya yang berhubungan dengan teknik, produksi, pembelian, dan pemasaran.

6)   Kemampuan untuk menyatakan ide dengan jelas, secara tertulis ataupun dalam penyajian yang informatif.

7)      Kemampuan menggerakkan orang lain untuk mencapai tindakan dan hasil yang positif.

Jadi selain diharapkan memiliki kemampuan teknis dalam bidang akuntansi, seorang Controller harus juga memiliki integritas dan kemampuan untuk berkomunikasi serta menyatakan ide dengan jelas agar fakta-fakta yang disajikannya dapat dimengerti dan berguna dalam pengambilan keputusan.